Low-Code-ERP für große Agenturen: Warum Standardsoftware am Projektgeschäft scheitert

Eine große Werbeagentur rechnet für denselben Kunden oft drei Dinge parallel ab: eine Kampagne zum Festpreis, laufende Änderungen nach Stunden und einen monatlichen Retainer für die Betreuung. Jede Position folgt einem eigenen Modell, am Monatsende soll daraus eine saubere Rechnung werden. Sitzt die Agentur in Hamburg, London und New York, kommen verschiedene Währungen, Steuersätze und Gesellschaften dazu.

Für diesen Alltag ist klassische Buchhaltungssoftware nicht gemacht. Tools wie DATEV, sevDesk oder Lexoffice sind auf ein anderes Geschäftsmodell ausgelegt: ein Produkt, ein Preis, eine Rechnung. Eine Agentur verkauft Zeit, und Zeit hat in jeder Stunde einen anderen Wert.

Wo Standardsysteme an der Agentur-Realität vorbeigehen

Die meisten ERP-Systeme stammen aus der Warenwirtschaft. Sie verwalten Artikel, Lager und Bestände. Eine Agentur hat kein Lager. Ihr größter Kostenblock sind Menschen, und die rechnen je nach Rolle unterschiedlich ab. Ein Junior-Designer kostet vermutlich deutlich weniger als ein Senior-Berater oder ein Creative Director. Dazu kommen Freelancer mit eigenem Satz und Kunden, für die gesonderte Konditionen gelten. Verschiebt das Projektteam Stunden von einem Job auf einen anderen, muss der passende Stundensatz automatisch mitwandern. Ein System, das alle Stunden gleich bewertet, produziert hier falsche Zahlen.

Der zweite blinde Fleck sind Fremdkosten. Mediaeinkauf, Druck, Lizenzen, Foto- und Filmproduktion, Reisen: jede dieser Positionen hat einen Einkaufs- und einen Verkaufspreis, oft mit einem Aufschlag pro Kategorie. Auf Media liegt ein anderer Aufschlag als auf Druck. Werden diese Margen in einer Excel-Tabelle gepflegt, bleibt am Monatsende regelmäßig Geld liegen, und ob sich ein Kunde gerechnet hat, zeigt sich erst Wochen später.

Der dritte Punkt ist die Abrechnung selbst. Festpreisprojekte laufen über Teilrechnungen nach Projektphase, etwa 30 Prozent bei Auftrag, 40 nach Konzeptfreigabe, 30 zum Launch. Retainer laufen als Serienvertrag mit Stundenkontingent und Tätigkeitsnachweis. Übersteigt ein Mandat sein Kontingent, soll die Mehrleistung als Zusatzrechnung sauber rausgehen. Diese Logik in Standardsoftware abzubilden, ist mühsam oder gar nicht vorgesehen.

Dazu kommt die Auslastung. Eine Agentur lebt davon, dass abrechenbare Stunden auch abgerechnet werden. Wer sieht, dass ein Team zu 60 Prozent auf nicht fakturierbare Arbeit läuft, kann gegensteuern. Diese Zahl steht in keinem Buchhaltungstool.

Das Problem beginnt schon vor der ersten Stunde, beim Angebot. Aus dem Kostenvoranschlag wird ein Projekt, aus dem Projekt werden Aufgaben, am Ende eine Rechnung. Liegen Angebot, Projekt und Faktura in getrennten Programmen, tippt jemand dieselben Positionen mehrfach ab. Jede Abschrift ist eine Fehlerquelle. Ändert sich der Umfang während des Projekts, laufen Angebot und Realität auseinander. Diese Lücke kostet bei Festpreisen Marge: Mehraufwand, den niemand auf eine Position gebucht hat, taucht in der Schlussrechnung nicht auf.

Was große, internationale Agenturen zusätzlich brauchen

Je größer die Agentur, desto mehr verschiebt sich das Problem von der einzelnen Rechnung zur Konsolidierung über die ganze Gruppe. Eine Gruppe mit mehreren Standorten und Gesellschaften braucht:

• Abrechnung in mehreren Währungen, mit Steuerlogik je Land

• Intercompany-Verrechnung, wenn das Londoner Team Stunden für ein Projekt des New Yorker Büros bucht

• eine konzernweite Sicht auf Umsatz, Auslastung und Marge, über Marken, Standorte und Länder hinweg

• Umsatzrealisierung nach IFRS 15, inklusive der noch nicht fakturierten Leistungen (Work in Progress)

Ein reines Projektmanagement-Tool deckt das nicht ab, eine reine Buchhaltung auch nicht. Gefragt ist ein System, in dem die operative Arbeit und die kaufmännische Auswertung auf derselben Datenbasis liegen. Erst dann zeigt der Soll-Ist-Vergleich tagesaktuell, welche Kunden Geld bringen und welche Kampagne ihr Budget überzieht, bevor das Projekt abgeschlossen ist.

Viele Gruppen lösen das heute mit einer Kette aus Einzeltools: Zeiterfassung in einem System, Budgets in Excel, Belege in einem dritten Tool, Buchhaltung in einem vierten. Jemand führt die Zahlen am Monatsende von Hand zusammen. Das kostet Zeit und erzeugt an jeder Übergabe Fehler.

Bei einer investorengeführten oder börsennahen Gruppe kommt der Monatsabschluss als Taktgeber dazu. Müssen Projekt-, Zeit- und Lieferantendaten erst aus mehreren Systemen zusammenlaufen, zieht sich der Abschluss über Wochen. Liegt alles auf einer Datenbasis, sind Zahlen und Wechselkurse zum Stichtag direkt da, mit einer nachvollziehbaren Spur von der einzelnen gebuchten Stunde bis zur konsolidierten Bilanz.

Warum ein Low-Code-ERP hier passt

Der naheliegende Ausweg wäre ein großes Standard-ERP mit Branchenmodul. Das tauscht aber ein Problem gegen ein neues: Anpassungen laufen über den Quellcode, dauern Monate und kosten entsprechend. Ändert die Agentur ihr Abrechnungsmodell oder kommt ein Standort dazu, beginnt das nächste IT-Projekt.

Ein Low-Code-ERP wie die GEBRA-Suite geht den umgekehrten Weg. Statt jede Anpassung zu programmieren, setzen wir eine ERP-Lösung aus fertigen Bausteinen zusammen und passen sie über eine visuelle Oberfläche an. Oft existieren bereits fertige Basis-Templates für bestimmte Branchen. Ein neues Abrechnungsmodell, ein zusätzlicher Stundensatz mit Gültigkeitszeitraum, ein neuer Aufschlag pro Kostenkategorie: solche Änderungen sind in Tagen erledigt, nicht in Quartalen. Dank KI-Unterstützung geht sowas sogar in wenige Minuten. Wächst die Agentur, wächst das System mit, ohne dass jede Erweiterung eine Datenmigration auslöst.

In der Praxis heißt das: Die Stunden landen direkt am Budget, mit dem richtigen Satz pro Person und Rolle. Fremdkosten laufen mit Einkaufs- und Verkaufspreis durch, der Aufschlag ist hinterlegt, die Marge pro Kunde rechnet sich von selbst mit. Der Tätigkeitsnachweis entsteht zusammen mit der Rechnung, sodass der Kunde nachvollziehen kann, wofür er zahlt. Die Geschäftsführung sieht über alle Standorte hinweg dieselben Zahlen, in der Währung, die sie gerade braucht. Bestehende Systeme wie die Finanzbuchhaltung oder der Steuerberater bekommen ihre Daten über eine Schnittstelle, statt dass jemand sie abtippt.

Standardsoftware zwingt die Agentur, ihre Abläufe an das System anzupassen. Bei einem Low-Code-Ansatz ist es umgekehrt: Das System bildet ab, wie die Agentur tatsächlich arbeitet und abrechnet. Für ein Geschäft, in dem kaum zwei Kunden gleich abgerechnet werden, ist das der praktischere Weg.