ERP für große Unternehmensberatungen: Warum Low-Code und KI im Projektgeschäft den Ausschlag geben

Große Unternehmensberatungen arbeiten mit hochindividuellen Prozessen. Jedes Mandat hat eigene Spielregeln, jeder Kunde eigene Anforderungen, und bei der Abrechnung wird es schnell unübersichtlich. Klassische Standard-ERP-Systeme stoßen hier regelmäßig an ihre Grenzen, weil ihr Schwerpunkt häufig auf Warenströmen, Produkten und standardisierten Geschäftsprozessen liegt. Im Beratungsgeschäft stehen dagegen Projekte, Arbeitszeit, Know-how und die Ressource Mensch im Mittelpunkt.

Spezialisierte Agentur- und PSA-Lösungen sind auf dieses Projektgeschäft besser zugeschnitten und unterstützen beispielsweise Time & Material, Festpreise oder Retainer. Doch auch hier wird es anspruchsvoll, wenn Beratungen sehr individuelle Abrechnungsregeln, Freigabeprozesse und kundenspezifische Workflows benötigen. Dann entscheidet die Anpassungsfähigkeit der Software darüber, ob sie die tägliche Arbeit erleichtert oder ausbremst.

Das Beratungsgeschäft folgt anderen Regeln als die Industrie

Ein klassisches ERP-System verwaltet Produkte, Bestände und Warenströme. Es weiß, wie viele Teile im Lager liegen, wann nachbestellt werden muss und welcher Lieferant zu welchem Preis liefert. Eine Unternehmensberatung verkauft dagegen die Arbeitszeit und das Wissen ihrer Berater. Der Wert entsteht aus den Köpfen der Mitarbeiter und ihrer geleisteten Zeit.

Damit verschieben sich die zentralen Steuerungsgrößen. An die Stelle von Beständen und Stücklisten treten Auslastung, Verfügbarkeit, Qualifikationen und abrechenbare Stunden. Wer seine Berater gut auf die Projekte verteilt, arbeitet profitabel. Wer Kapazitäten falsch plant, verliert Marge oder überlastet das Team. Diese Logik bilden viele Standardsysteme nur unzureichend ab, weil sie für eine andere Welt entworfen wurden.

Wo große Beratungen wie McKinsey, BCG oder die 4C Group an die Grenzen von Standardsoftware stoßen

Mit der Größe einer Beratung wächst die Komplexität ihrer Abläufe. Häuser wie McKinsey, Boston Consulting Group (BCG) oder die 4C Group betreuen parallel zahlreiche Mandate über Ländergrenzen hinweg. Schon das Staffing unterscheidet sich von Haus zu Haus: McKinsey besetzt Projekte traditionell eher global, BCG eher regional aus dem Heimatbüro heraus. Beide Modelle stellen unterschiedliche Anforderungen an die Planung, an Reisekosten, an Währungen und an die Zusammenarbeit verteilter Teams.

Noch deutlicher wird es bei der Abrechnung. Eine große Beratung rechnet selten nach einem einzigen Schema ab. Ein Mandat läuft über Tagessätze, das nächste über einen Festpreis, ein weiteres über einen monatlichen Retainer, dazu kommen Meilensteinzahlungen, Erfolgshonorare oder agile Festpreise mit Aufwandsobergrenze. Jedes dieser Modelle hat eigene Regeln für Kalkulation, Rechnungsstellung und Controlling. Ein starres System zwingt die Teams dann in Behelfslösungen über Excel und PowerPoint, was Fehler und Mehraufwand erzeugt.

Der Markt verschärft die Lage zusätzlich. Der deutsche Beratungsmarkt überschritt 2024 erstmals die Marke von 50 Milliarden Euro Umsatz, das Wachstum fiel jedoch verhaltener aus als in den Vorjahren. Gleichzeitig gewinnen spezialisierte Boutique-Beratungen Mandate, die früher fast automatisch an die großen Häuser gingen. Wer unter diesem Druck seine Margen halten will, braucht effiziente interne Prozesse und ein System, das diese Prozesse abbildet, statt sie auszubremsen.

Die Customizing-Falle klassischer ERP-Systeme

Standard-ERP-Systeme wie SAP, Sage oder Infor lassen sich grundsätzlich anpassen. Der Weg dorthin ist allerdings aufwendig. Jede Anpassung erfordert Programmierung, ein IT-Projekt und ein entsprechendes Budget. Updates auf neue Versionen verschlingen oft viel Zeit und hohe Summen, weil das Customizing erneut auf die eigenen Prozesse abgestimmt werden muss.

Spezialisierte Agentur- und PSA-Systeme gehen hier bereits einen Schritt weiter. Sie bringen viele typische Prozesse des Projektgeschäfts von Haus aus mit und sind deshalb für Beratungen mit weitgehend standardisierten Projekt- und Abrechnungsmodellen eine gute Alternative. Grenzen können dort entstehen, wo eine Beratung ihre eigene Prozesslogik entwickelt hat: etwa durch Mischformen verschiedener Abrechnungsmodelle, mehrstufige Freigaben, kundenspezifische Kalkulationsregeln oder Abläufe, die sich von Mandat zu Mandat unterscheiden. Dann reicht die Auswahl zwischen vorhandenen Funktionen und Abrechnungsarten nicht immer aus. Gefragt ist vielmehr eine Plattform, auf der sich die zugrunde liegenden Prozesse selbst verändern lassen.

Für eine Beratung, deren Anforderungen sich mit jedem Mandat ändern, wird dieser Kreislauf zur Dauerbelastung. Das System hinkt der Realität ständig hinterher, und jede Änderung kostet Wochen. So entsteht der Eindruck, dass die Berater für die Software arbeiten und nicht umgekehrt.

Low-Code als Schlüssel für individuelle Beratungsprozesse

Ein ERP-System auf Low-Code-Basis dreht dieses Verhältnis um. Anpassungen entstehen über visuelle Editoren und vorgefertigte Bausteine, ohne dass dafür klassische Individualprogrammierung am Quellcode notwendig ist. Änderungen können dadurch vom eigenen Projekt- oder IT-Team beziehungsweise gemeinsam mit dem ERP-Anbieter wesentlich schneller umgesetzt werden.

Für Beratungen bedeutet das einen direkten Effizienzgewinn. Die Plattform bildet eigene Projektphasen, Freigabeprozesse und Abrechnungsmodelle so ab, wie das Haus tatsächlich arbeitet. Ändert ein Großkunde seine Anforderungen, lässt sich der passende Workflow in Tagen statt in Monaten umsetzen. Die Software passt sich damit dem Beratungsgeschäft an und nicht umgekehrt. Genau diese Beweglichkeit macht ein ERP-System für ein hochindividuelles Projektgeschäft dauerhaft tragfähig.

Wie KI den Aufbau des individuellen ERP-Systems beschleunigt

Low-Code senkt die Hürde für Anpassungen, Künstliche Intelligenz senkt zusätzlich den Zeitaufwand. Durch integrierte KI-Agenten werden Prozessbausteine viel schneller erstellt als bei manueller Modellierung. Und die Dokumentation läuft gleich automatisch nebenher mit. Damit verkürzt sich die Phase, in der ein individuelles ERP-System entworfen und aufgesetzt wird, erheblich. Wir sprechen hier von Wochen statt Monaten.

Die Wirkung zeigt sich in der Praxis. Ein Beratungs- und Softwareunternehmen senkte mithilfe KI-gestützter Entwicklungs- und Automatisierungsprozesse den Aufwand für eigene Softwaremodule um rund 80 Prozent und die Kosten für ERP-Prototypen um etwa die Hälfte*. Im laufenden Betrieb übernehmen KI-Funktionen Routineaufgaben wie das Auslesen von Dokumenten, die Vorbereitung von Angeboten oder die Rechnungsprüfung. Eine Analyse von McKinsey aus dem Jahr 2026 kommt zu dem Schluss, dass KI-Agenten den Aufwand für die Einführung eines ERP-Systems um mindestens 50 Prozent senken und die Projektdauer halbieren können. Frühe Anwender KI-integrierter ERP-Systeme berichten zudem von EBIT-Verbesserungen von fünf Prozent oder mehr.**.

Für große Beratungen ergibt sich daraus eine attraktive Kombination. Low-Code macht das System anpassbar, KI macht die Anpassung und den Betrieb schneller. Zusammen verkürzen beide den Weg von der ersten Idee bis zum lauffähigen, individuell zugeschnittenen ERP-System.

Was ein tragfähiges ERP-System für Beratungen leisten muss

Aus den Anforderungen des Projektgeschäfts ergibt sich ein klares Profil. Ein ERP-System für Unternehmensberatungen sollte diese Bereiche in einer Plattform verbinden:

• Zentrale Projektstruktur mit Phasen, Rollen, Deadlines und Abhängigkeiten
• Ressourcenplanung mit Skill- und Verfügbarkeitsmatching für die passende Besetzung
• Mobile Zeiterfassung nach Mandat, Phase und Tätigkeit
• Flexible Abrechnung nach Aufwand, Festpreis, Retainer oder Pauschale
• Mehrstufige, flexible Freigabeprozesse
• Controlling-Auswertungen zu Auslastung, Budget und Projektstatus in Echtzeit
• Integration von CRM, DMS, Zeiterfassung und Buchhaltung über offene Schnittstellen

Je flexibler diese Bausteine anpassbar sind, desto länger trägt das System die wechselnden Anforderungen einer wachsenden Beratung.

Fazit: Effizienz entsteht aus Anpassbarkeit

Große Unternehmensberatungen lassen sich nicht in das Schema einer Standardsoftware pressen. Ihre Prozesse sind individuell, ihre Abrechnungsmodelle vielfältig und ihre Anforderungen ändern sich mit jedem Mandat. Ein ERP-System bleibt für sie nur dann dauerhaft effizient, wenn es sich jederzeit an diese Realität anpassen lässt. Low-Code liefert die Grundlage dafür, weil Anpassungen ohne langwierige Entwicklungsprojekte gelingen. KI beschleunigt den Aufbau und entlastet den laufenden Betrieb. Beratungen, die auf diese Kombination setzen, gewinnen die Beweglichkeit, die ihr Projektgeschäft verlangt.

Quellen:
* https://erp-management.de/artikel/von-erp-bis-non-erp-fuenf-reifegrade/
** McKinsey (McKinsey Technology): „The end of ERP as we know it? Five ways AI is disrupting ERP", Mai 2026, https://www.mckinsey.com/capabilities/mckinsey-technology/our-insights/the-end-of-erp-as-we-know-it-five-ways-ai-is-disrupting-erp