Smarte Alternative zu SAP S/4 HANA

Der Name SAP S/4 HANA sorgt bei vielen Unternehmern für Unbehagen. Denn wer die SAP-Business-Suite im Einsatz hat, muss bis spätestens 2027 auf SAP S/4HANA umsteigen, weil dann die Wartung für die bisherige Lösung endet. Leider ist der Umstieg weit mehr als ein simples Upgrade – es handelt sich um einen tiefgreifenden Technologiewechsel. Die Migration bedeutet eine Abkehr von der bisherigen Client-Server-Architektur hin zu einer cloudbasierten Infrastruktur, was erhebliche Auswirkungen auf IT-Systeme und Betriebskonzepte hat.

Die neuen Anforderungen an die Datenbank und die Notwendigkeit, bestehende Prozesse anzupassen, erfordern eine umfassende strategische Planung und den Einsatz von Fachkräften – Ressourcen, die nicht in jedem Unternehmen in ausreichender Anzahl vorhanden sind.

Wäre es da nicht sinnvoll, sich von SAP komplett anzuwenden und auf eine ressourcenschonende ERP-Lösung zu wechseln, die fast ohne IT-Fachkräfte auskommt und zudem Green-IT-Aspekte berücksichtigt. Eine Alternative sind Low-Code-basierte ERP-Lösungen wie die GEBRA-Suite.

Der Wechsel zu SAP S/4 HANA ist eine Mammutaufgabe

SAP S/4 HANA ist eine der am weitesten verbreiteten ERP-Lösungen, aber ihre Einführung ist komplex. Viele sprechen von einer Mammutaufgabe.

Die Migration erfordert tiefgehendes Fachwissen, unter anderem für die Datenmigration, die Prozessanpassung und die Einbindung in bestehende IT-Landschaften.

Zu den zentralen Herausforderungen gehören beispielsweise folgende:

• Datenmigration: Die Komplexität bestehender Datenstrukturen macht eine umfassende Bereinigung und Harmonisierung erforderlich.

• Systemkomplexität: Wechselwirkungen zwischen ERP-Systemen und anderen Anwendungen erschweren die Migrationsplanung.

• Akzeptanz der Benutzer: Unzureichendes Change-Management kann zu Widerständen in der Belegschaft führen.

• Technische Anpassungen: Individuelle Anpassungen und kundenspezifische Entwicklungen müssen überarbeitet werden, um mit S/4 HANA kompatibel zu bleiben.

Die meisten Unternehmen müssen interne oder externe IT-Spezialisten und SAP-Berater hinzuziehen, um das System zu implementieren, anzupassen und zu warten. Laut der SAP S/4 HANA Studie von COMPUTERWOCHE Research Services in Zusammenarbeit mit KPS, München 2023 suchen 90 Prozent der befragten Unternehmen beim Umstieg auf SAP S/4 HANA Unterstützung bei SAP-Dienstleistern, weil sie damit verbundene Herausforderungen nicht allein bewältigen können.

Dies führt nicht nur zu hohen Kosten, sondern auch zu einem erheblichen Zeitaufwand.

Größte Herausforderung: fehlende Personalressourcen

Die Umstellung von SAP ECC auf SAP S/4 HANA stellt Unternehmen insbesondere vor erhebliche personelle Herausforderungen, da sie tiefgreifende Änderungen in Datenstrukturen, Geschäftsprozessen und IT-Systemen erfordert. Die Migration ist personalintensiv und benötigt Fachkräfte aus verschiedenen Bereichen, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen. Zu diesen personellen Bereichen zählen zum Beispiel:

• Das Projektmanagement: Dieser Personalbereich ist verantwortlich für die Gesamtkoordination des Projekts, inklusive der Planung, Budgetierung und Überwachung der Migrationsprozesse.

• Die Datenmanagement-Spezialisten: Dieses Team kümmert sich um die Durchführung von Datenanalysen, Bereinigung und Migration, insbesondere im Hinblick auf neue Strukturen wie das Universal Journal.

• Die technischen Experten: Sie sind verantwortlich für die Anpassung von Schnittstellen, die Integration bestehender Systeme und die Optimierung der IT-Infrastruktur.

• Die Change-Management-Experten: Ihre Aufgabe ist die Schulung von Mitarbeitern und Begleitung des organisatorischen Wandels zur Erhöhung der Akzeptanz.

• Die Fachbereichsverantwortlichen: Sie sorgen für die Anpassung und Optimierung bestehender Geschäftsprozesse an die neuen Standards von S/4 HANA.

In der bereits genannten SAP S/4 HANA Studie nannten mehr als ein Drittel der Unternehmen die fehlenden Personalressourcen in den Fachabteilungen als die größte Herausforderung bei der Einführung von SAP S/4 HANA. Aber auch in der IT-Abteilung fehlen Ressourcen. Und der Kenntnisstand der Abteilungen zu den S/4 HANA Funktionen ist Grund zur Sorge für immerhin jeden vierten Befragten.

Aktuell planen 38 Prozent der Unternehmen eine Migration auf SAP S/4 HANA. Dies führt zu einer hohen Konzentration von Migrationsprojekten, was den Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte weiter verstärken dürfte.

Auch SAP-Wettbewerber sind ressourcenintensiv

Die Einführung einer mächtigen ERP-Lösung ist nicht nur bei SAP ressourcenintensiv. Blickt auf die anderen Big-Player wie Microsoft Dynamics 365, Oracle Fusion Cloud ERP und Infor CloudSuite, so sieht man, dass deren Einführung, ähnlich wie bei der Migration von SAP ECC auf SAP S/4 HANA, den Einsatz qualifizierter Fachkräfte erfordert. Die spezifischen Anforderungen variieren jedoch je nach System und Implementierungsstrategie.

Die durchschnittliche Implementierungszeit von Projekten mit Microsoft Dynamics 365, Oracle Fusion Cloud ERP oder Infor CloudSuite beträgt zwischen 16 und 24 Monate, was auf eine erhebliche Komplexität und auf einen hohen Bedarf an qualifiziertem Personal hindeutet.

Jedes dieser Systeme hat unterschiedliche Anforderungen an die Implementierung und den Personalbedarf.

• Microsoft Dynamics 365: Erfordert spezialisierte Berater für die Anpassung an Geschäftsprozesse (Customizing), IT-Experten für die Cloud-Integration und Schulungspersonal für die Nutzerakzeptanz.

• Oracle NetSuite: Benötigt starke Unterstützung im Bereich Cloud- und Datenmanagement, insbesondere für Unternehmen, die auf SaaS-Lösungen umstellen.

• Infor ERP: Fokussiert auf branchenspezifische Anpassungen (Customizing) und benötigt Fachkräfte mit tiefem Prozesswissen in der jeweiligen Branche.

Umstieg oder gleich Ausstieg?

Laut der bereits erwähnten SAP S/4 HANA 2024 Studie von CIO, CSO und COMPUTERWOCHE planen knapp 27 Prozent der Unternehmen einen Neuanfang mit S/4HANA.Diese Neueinführung auf der „grünen Wiese“ (Greenfield-Ansatz) ist mit einem radikalen Neuaufbau der SAP-Landschaft inklusive Prozessumstrukturierung (Prozess-Redesign) verbunden; sie erfolgt in der Regel auf Basis der SAP-S/4HANA-Standardfunktionalitäten.

Zwar plant die Mehrheit (39 Prozent) die System-Conversion nach dem Brownfield-Ansatz, bei dem die vorhandene SAP-ERP-Instanz im Wesentlichen eins zu eins, also inklusive weiterhin benötigter Daten, Add-ons, Eigenentwicklungen und Erweiterungen, auf SAP S/4 HANA migriert wird. Fast ein Drittel der Unternehmen wäre aber grundsätzlich Wechselkandidaten auf andere, weniger personalintensive und weniger komplexe ERP-Systeme.
Bei den Unternehmen mit weniger als zehn Millionen Euro an jährlichen IT-Aufwendungen sind es sogar 36 Prozent, die den aufwendigeren und kostenintensiveren Greenfield-Ansatz bevorzugen.

Ein Grund: Viele Unternehmen (42 Prozent) sehen den Brownfield-Ansatz, also die Eins-zu-eins-Systemkonvertierung der bisherigen SAP-ECC-6.0-Lösung auf die neue ERP-Suite in puncto Innovation als vertane Chance an.

Auch in diesem Punkt sind beispielsweise Low-Code-basierte ERP-Lösungen besser. Es gibt derzeit kaum einen innovativeren Weg zur Softwareentwicklung als mit Low-Code.

Schauen wir uns im Detail, weshalb ein Wechsel zu einem Low-Code-basierten ERP eine sinnvolle Alternative und Chance sein kann.

ERP mit Low Code heißt: minimaler Fachkräftebedarf, maximaler Nutzen

Low-Code-Lösungen wie die GEBRA-Suite stellen eine Alternative zu den klassischen ERP-Giganten dar, die fast ohne IT-Fachkräfte implementiert und betrieben werden kann. Durch eine einfache Konfiguration anstelle aufwendiger Programmierung können Unternehmen das System schnell an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen – ganz ohne tiefgehende Entwicklerkenntnisse.

Ein Beispiel hierfür sind sogenannte „Citizen Developer“. Anders als professionelle Softwareentwickler verfügen Citizen Developer über keine speziellen IT- oder Programmierkenntnisse. Aber sie bringen eine grundlegende IT-Affinität, ausreichend technisches Know-how und Prozess-Verständnis mit. Und sie sind viel leichter zu finden als studierte IT-Spezialisten. Gibt man ihnen eine passende Entwicklungsumgebung wie eine Low-Code-Lösung an die Hand, sind sie in der Lage, Geschäftsanwendungen selbst zu erstellen.

Darum ist Low Code ressourcenschonend:

1. Baukastenprinzip ohne tiefer gehende Programmierkenntnisse:

Anstatt auf komplexe Programmierung zu setzen, können Prozesse über eine intuitive Benutzeroberfläche eingerichtet und angepasst werden. Auch Fachabteilungen ohne IT-Kenntnisse und Citizen Developer können ihre Workflows selbst gestalten und optimieren.

1. Schnelle Implementierung:

Klassische ERP-Projekte ziehen sich oft über Monate oder Jahre hin, während die GEBRA-Suite innerhalb weniger Wochen einsatzbereit ist. Dadurch sparen Unternehmen Zeit und Kosten.

1. Minimale Wartung:

Durch automatische Updates und eine schlanke Architektur entfällt der ständige Bedarf an IT-Spezialisten. Weniger manuelle Eingriffe bedeuten auch geringere Betriebskosten.

Diese Faktoren machen die GEBRA-Suite besonders für Unternehmen attraktiv, die IT-Ressourcen effizient einsetzen und unabhängiger von externen Dienstleistern sein wollen.

Fazit: Ressourcen schonen, Zukunft sichern

Aktuelle Zahlen zeigen, dass etwa  50 % der Unternehmen in Deutschland den Umstieg auf SAP S/4HANA noch nicht abgeschlossen haben. Von diesen Unternehmen befinden sich  37 % in der Planungsphase, während 12 % den Wechsel noch aufschieben und keine konkreten Schritte eingeleitet haben.

Die Gründe für die Verzögerung sind vielfältig und beinhalten unter anderem hohe Kosten, Komplexität der Migration sowie Fachkräftemangel. Einige Unternehmen hoffen zudem auf eine Verlängerung des Supports für ältere SAP-Versionen über 2027 hinaus.

Diesen Unternehmen und denjenigen, die die Migration auf der grünen Wiese beginnen wollen, empfehlen wir einen Blick auf ein anderes ERP-System mit einem geringen Bedarf an IT-Fachkräften, wie z.B. unsere GEBRA-Suite.

Sie beweist, dass es auch anders geht. Mit einem Low-Code-Ansatz und einer energieeffizienten Architektur bietet sie eine ressourcenschonende Alternative zu traditionellen ERP-Systemen wie SAP S/4 HANA. Unternehmen profitieren von geringeren Kosten, einer schnellen Implementierung und einem reduzierten CO2-Fußabdruck.