In 12 Schritten zum neuen ERP-System: Ein praxisnaher Leitfaden mit Low-Code

Ein neues ERP-System einzuführen, gehört zu den anspruchsvollsten IT-Projekten im Unternehmen. Prozesse sind eng verzahnt, viele Abteilungen sind betroffen und Fehler wirken sich unmittelbar auf das Tagesgeschäft aus. Kein Wunder also, dass ERP-Projekte lange als Risiko galten.

Die gute Nachricht: Moderne Low-Code-Plattformen und neue ERP-Ansätze haben die Spielregeln verändert. Sie machen ERP-Projekte flexibler, transparenter und besser beherrschbar. Aber auch mit Low-Code gilt: Ein neues ERP ist kein Selbstläufer.

Dieser Artikel ist ein kompakter, praxisnaher Ratgeber für Entscheider in Unternehmen, die vor der Einführung oder Ablösung eines ERP-Systems stehen. Auf Basis bewährter Projekterfahrung zeigen wir, wie Sie strukturiert, realistisch und erfolgreich zum neuen ERP-System kommen.

Teil 1: Die richtigen Vorbereitungen

1. Den echten Bedarf erkennen

Am Anfang steht keine Technologie, sondern eine klare Entscheidung: Brauchen wir ein neues ERP-System? Wer diese Frage nicht eindeutig mit Ja beantworten kann, wird im Projektverlauf immer wieder ins Straucheln geraten.

Typische Auslöser sind:

• steigende manuelle Aufwände

• fehlende Flexibilität bei neuen Geschäftsmodellen

• hohe Kosten für Anpassungen

• zunehmende Zusatzsysteme und Workarounds

• Wachstum, und das ERP ist zu starr

Ein neues ERP ist kein IT-Spielzeug – sondern ein strategisches Unternehmensprojekt.

2. Zeit, Budget und Ressourcen realistisch planen

Auch mit Low-Code gilt: Ein ERP-Projekt braucht Zeit, Geld und die richtigen Menschen. Low-Code beschleunigt Entwicklung und Anpassung – ersetzt aber keine saubere Planung.

Wichtig ist ein realistischer Rahmen:

• ausreichend interne Kapazitäten

• ein belastbares Budget

• klare zeitliche Meilensteine

Ein ERP-Projekt ist immer auch eine Investition in die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.

3. Offen sein für neue ERP-Ansätze

Viele Unternehmen starten automatisch mit dem Vergleich klassischer Standard-ERP-Systeme. Das ist legitim – aber nicht alternativlos.

Low-Code-ERP-Plattformen setzen nicht auf starre Standards, sondern auf konfigurierbare Prozessbausteine, modulare Erweiterungen und offene Schnittstellen. Sie lassen sich sowohl in der Cloud als auch On-Premise betreiben und fügen sich flexibel in bestehende IT-Landschaften ein.

Wer heute ein ERP auswählt, sollte nicht nur an den Status quo denken, sondern an die nächsten fünf bis zehn Jahre.

4. Klare Ziele definieren

Bevor Anbieter ins Spiel kommen, müssen intern die Leitplanken gesetzt werden:

• Was soll das neue ERP besser machen als das alte?

• Welche Prozesse sind geschäftskritisch?

• Wo sind Vereinfachungen ausdrücklich gewünscht?

Diese Ziele sollten dokumentiert werden – idealerweise in einem ersten Lastenheft. Es muss nicht perfekt sein, aber Orientierung geben. 

5. Key-User und Verantwortlichkeiten festlegen

ERP-Projekte scheitern selten an der Technik, sondern an fehlender Akzeptanz. Deshalb ist es entscheidend, frühzeitig Key-User aus den Fachbereichen einzubinden – nicht nur aus der IT.

Parallel dazu braucht es klare Rollen:

• Projektleitung

• Entscheidungsträger

• Lenkungs- oder Steuerungskreis, zusammengesetzt z. B. aus Projektleitern, Abteilungsleitern und Geschäftsführung

So bleiben Entscheidungen nachvollziehbar und das Projekt steuerbar.

Teil 2: Auswahl des richtigen ERP-Partners

6. Den Auswahlprozess strukturiert starten

Der Markt ist groß – gerade bei Standard-ERP-Systemen. Anbieter von Low-Code-ERP-Lösungen sind aktuell noch überschaubarer.

Unser Rat: Sprechen Sie bewusst mit beiden Welten. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, welcher Ansatz besser zu Ihrem Unternehmen passt. Wichtig ist nicht nur die Software, sondern auch die ERP-Kompetenz und Projekterfahrung des Partners.

Ein ERP-Projekt ist eine langfristige Zusammenarbeit – Vertrauen ist kein Nebenaspekt.

7. Workshops statt Hochglanz-Demos

Jetzt wird es konkret. In Workshops zeigen sich die wahren Unterschiede zwischen Anbietern. Gute ERP-Partner analysieren gemeinsam mit Ihnen:

• bestehende Prozesse

• Schwachstellen

• Zielbilder

Am Ende steht ein Sollkonzept, das als fachliche Leitplanke für das Projekt dient – und ein belastbares Angebot.

8. Fundierte Entscheidung treffen

Bei der finalen Auswahl helfen diese Leitfragen:

• Passt das System wirklich zu unseren Prozessen?

• Wie offen ist die Lösung für Schnittstellen (z. B. REST-API)?

• Bringt der Anbieter ERP-Erfahrung mit – nicht nur Software-Know-how?

• Erfüllt das System alle relevanten Compliance-Anforderungen, insbesondere in Bezug auf Datenschutz und -sicherheit?

• Ist das System modular, flexibel und langfristig erweiterbar?

• Wie benutzerfreundlich ist die Lösung?

Gerade hier spielen Low-Code-ERP-Systeme ihre Stärke aus: Anpassungen sind schneller möglich, ohne das System bei jeder Änderung neu zu verbiegen.

Teil 3: Umsetzung und Einführung

9. Die richtige Projektmethodik wählen

Reines Wasserfall-Modell (alles wird vorher festgelegt und linear abgearbeitet) oder komplett agil (unterteilt in kleine Zwischenschritte & dadurch flexibel)? In der Praxis hat sich ein hybrider Ansatz bewährt.

Klare Meilensteine sorgen für Orientierung, agile Sprints für Flexibilität im Detail. Wichtig ist vor allem eines: Verabschieden Sie sich von dem Gedanken „Das haben wir schon immer so gemacht.“

10. Das ERP-System zusammenbauen

Ein Low-Code-ERP wird nicht klassisch programmiert, sondern aus bewährten Prozessbausteinen konfiguriert. Dazu gehören zum Beispiel:

• Auftrags- und Rechnungsprozesse

• Versand- und Logistikabläufe

• Integrationen in Shops oder Marktplätze

• Ein zentraler Punkt ist die Datenmigration. Nutzen Sie diese Phase, um Daten zu bereinigen und Altlasten loszuwerden – der Aufwand lohnt sich.

11. Customizing mit Augenmaß

Jetzt folgt der Feinschliff. Prozesse werden angepasst, Masken optimiert, Begriffe vereinheitlicht. Low-Code ermöglicht das mit wenig Programmierung – erfordert aber viel Prozessverständnis.

Wichtig: Verzetteln Sie sich nicht. Nicht jede Idee muss sofort umgesetzt werden. Fokus schlägt Perfektion.

12. Change-Management nicht unterschätzen

Zum Abschluss entscheidet die Akzeptanz der Nutzer über den Erfolg. Schulungen, klare Kommunikation und die Einbindung der Key-User zahlen sich jetzt aus.

Ein modernes Low-Code-ERP lässt sich oft intuitiv bedienen und sogar intern weiterentwickeln. Das stärkt nicht nur die Akzeptanz, sondern auch die Unabhängigkeit vom Anbieter.

Fazit: Low-Code als Chance – nicht als Versprechen

Low-Code-ERP-Plattformen sind kein Allheilmittel. Sie ersetzen weder saubere Prozesse noch klare Entscheidungen. Richtig eingesetzt bieten sie jedoch genau das, was Handelsunternehmen heute brauchen: Flexibilität, Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit.

Wer strukturiert vorgeht, realistische Erwartungen hat und den passenden Partner wählt, schafft mit einem modernen ERP-System die Grundlage für nachhaltiges Wachstum.