ERP-Kosten: Was wirklich bezahlt wird und wie Low-Code die TCO dauerhaft senkt

Das unbequeme Thema: ERP-Projekte kosten mehr als geplant

Es gibt Themen, über die in Unternehmen ungern offen gesprochen wird. Die Kosten von ERP-Projekten gehören dazu. Nicht weil die Verantwortlichen sie nicht kennen würden, sondern weil die Abweichung zwischen Planung und Realität oft so erheblich ist, dass sie im Nachhinein schwer zu erklären ist.

Das ist kein Einzelphänomen. Laut dem 2026 ERP-Report von Panorama Consulting Group – einer der größten jährlichen Branchenstudien zum Thema ERP-Implementierung – haben 30 % aller ERP-Projekte ihr ursprünglich geplantes Budget leicht oder signifikant überschritten. Und das ist nur der Anteil derer, die es auch zugeben.

Die Gründe dafür sind bekannt und gut dokumentiert: Laut derselben Studie lag die häufigste Ursache für Budgetüberschreitungen im notwendigen Zukauf von Technologie zur Erreichung der Projektziele (54,9 %), einer nachträglichen Ausweitung des ursprünglichen Projektumfangs (51 %), technischen oder Datenproblemen (43,1 % bzw. 39,2 %) sowie einer Unterschätzung des Projektpersonals (35,3 %). Kurz gesagt: nicht Technikversagen, sondern Planungslücken.

Dabei ist vielen Entscheidern im deutschen Mittelstand durchaus bewusst, dass ein ERP-System mehr kostet als nur die Lizenz. Dennoch wird zu kurz kalkuliert – oder es werden Faktoren übersehen, die sich erst im laufenden Betrieb als kostspielig erweisen. Genau hier setzt dieser Artikel an: nicht bei den Lizenzkosten, sondern bei der Gesamtbetrachtung über den Lebenszyklus – der Total Cost of Ownership (TCO) – und bei der Frage, wie Low-Code-Entwicklung dieses Kostenmodell grundlegend verändern kann.

Was steckt wirklich in der TCO? – Die Kostentreiber im Überblick

Software-Lizenz- oder Abogebühren sind der sichtbare Teil. Was darunter liegt, ist deutlich umfangreicher und wird in Budgetplanungen regelmäßig unterschätzt.

Laut einer Analyse von ERPResearch.com und Panorama Consulting entfallen auf die reine Softwarelizenz typischerweise nur 20 bis 30 % der gesamten 5-Jahres-TCO eines ERP-Systems. Die restlichen 70 bis 80 % entstehen durch:

• Implementierung und Projektmanagement: Beraterhonorare, interne Ressourcenbindung, Datenmigrationskosten (laut NetSuite-Analyse typischerweise 10-15 % der Gesamtkosten zusätzlich).

• Customizing und Anpassungen: Jede Abweichung vom Standard kostet – sowohl bei der Einrichtung als auch später bei jedem System-Update, da Custom-Code gepflegt werden muss.

• Wartung und Support: Für On-Premise-Systeme belaufen sich die jährlichen Wartungsgebühren auf ca. 18 % des ursprünglichen Lizenzpreises – effektiv kauft man das System alle fünf Jahre erneut.

• Schulungen und Change-Management: Häufig unterschätzt; bei jeder Systemanpassung oder Versionsänderung entstehen Schulungsaufwände, die direkt auf die Produktivität einzahlen.

• Produktivitätsverluste im Betrieb: Nur etwa 26 % der Mitarbeitenden nutzen das ERP-System nach der Implementierung aktiv – ein Hinweis darauf, wie oft Systeme an den Nutzern vorbeientwickelt werden.

Das Ergebnis ist ein Investitionsmuster, das sich erst über Jahre vollständig zeigt und das viele Unternehmen erst dann vollständig durchschauen, wenn es zu spät für korrektive Entscheidungen ist.

Das eigentliche Problem: Starrheit kostet Geld

Klassische ERP-Systeme wurden für eine Welt gebaut, in der sich Prozesse nur selten veränderten. Heute reagiert der Markt schneller – Regularien ändern sich, Lieferketten verschieben sich, Kundenbedürfnisse wandeln sich. Und Unternehmen müssen mithalten.

Das Problem: Jede Anpassung an ein klassisches ERP erfordert spezialisierte Entwickler – oft extern, mit Tagessätzen zwischen 1.200 und 2.000 EUR – sowie Projektlaufzeiten von Wochen bis Monate und aufwändige Tests vor jedem Go-live. Die Folge ist eine fatale Spirale: Anpassungen werden aufgeschoben. Workarounds in Excel entstehen. Daten wandern aus dem System ab. Transparenz geht verloren.

Eine Studie von McKinsey & Company (in Zusammenarbeit mit der University of Oxford) stellte fest, dass 66 % aller Softwareprojekte auf Unternehmensebene Budgetüberschreitungen aufweisen. Für ERP-Projekte im Besonderen berichtet Panorama Consulting im aktuellen ERP-Report regelmäßig, dass Budget- und Zeitplanung systematisch zu optimistisch angesetzt werden – mit einer durchschnittlichen Zeitüberziehung von rund 30 %.

Laut einer Umfrage von Panorama Consulting setzen nur 7 % der Unternehmen ihre ERP-Systeme unverändert im Standard ein. Das bedeutet, dass 93 % Anpassungen nötig sind. Und genau dort entstehen die Spirale aus Kosten und Abhängigkeit. (Quelle: Panorama Consulting Survey, zitiert in zconsulto.com/erp-implementation-cost-breakdown-roi-examples/)

Low-Code als strategische Antwort auf das Starrheitsproblem

Low-Code-Development bezeichnet einen Ansatz, bei dem Software und Prozessanpassungen nicht durch klassisches Programmieren, sondern durch visuelle Modellierung, konfigurierbare Bausteine und intuitive Oberflachen umgesetzt werden. Statt tausende Zeilen Code zu schreiben, konfiguriert man per Drag-and-Drop, Regeldefinitionen und Vorlagen.

Für ERP-Systeme bedeutet das konkret:

Prozessanpassungen können durch geschulte Fachanwender – begleitet durch ERP-Berater - selbst vorgenommen werden ohne externe Entwickler.

Neue Workflows, Formulare oder Auswertungen entstehen in Stunden statt Wochen.

Änderungen an Benutzeroberflachen und Berichten sind ohne tiefe Systemkenntnisse möglich.

Integrationen mit anderen Systemen (CRM, E-Commerce, BI) lassen sich über vorkonfigurierte Konnektoren realisieren.

Custom-Code, der bei jedem Update gepflegt werden muss, wird minimiert oder gänzlich vermieden.

Das verändert das Kostenmodell grundlegend: Statt reaktiver Kostenentstehung durch externe Dienstleister entsteht ein proaktiv steuerbares, internes Kompetenzmodell. Entscheider und Teams werden unabhängiger und schneller.

TCO-Vergleich: Klassisches Cloud-ERP vs. Low-Code-Ansatz

Die folgende Gegenüberstellung zeigt Orientierungswerte für ein mittelständisches Unternehmen mit 100 bis 250 Mitarbeitenden auf Basis eines Cloud-ERP-Szenarios, betrachtet über einen Zeitraum von 5 Jahren.

Zur Herkunft der Zahlen: Die dargestellten Spannen basieren auf einer Kombination aus öffentlich zugänglichen Branchenstudien (insbesondere Panorama Consulting Group, NetSuite/Oracle, ERPResearch.com) sowie aus Implementierungsprojekten bekannten Richtwerten für den europäischen Mittelstand. Sie sind keine garantierten Festpreise, sondern Planungsgrößen – individuelle Abweichungen nach oben oder unten sind je nach Branche, Systemkomplexität und internen Ressourcen zu erwarten. Ziel der Darstellung ist es, die strukturellen Kostenunterschiede der beiden Ansätze sichtbar zu machen.

Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl achten? 

Nicht jede Lösung, die sich 'Low-Code' nennt, hält, was der Begriff verspricht. Wer die TCO seines ERPs nachhaltig senken möchte, sollte bei der Auswahl auf folgende Kriterien achten: 

1. Echte Anpassbarkeit ohne Entwickler: Das System muss es ermöglichen, Prozesse, Formulare und Reports ohne tiefes Programmierwissen zu verändern. Testen Sie das in einer Demo anhand eines konkreten eigenen Anwendungsfalls – nicht nur anhand von Vendorbeispielen. 

2. Upgrade-Stabilität: Anpassungen dürfen bei Systemupdates nicht verloren gehen. Fragen Sie explizit nach dem Update-Prozess und wie Customizing versioniert wird. 

3. Integrationsfähigkeit: Ein ERP lebt nicht allein. Die Lösung sollte offene APIs und vorkonfigurierte Konnektoren für gängige Systeme (CRM, E-Commerce, BI-Tools) mitbringen.

4. Transparente Lizenz- und Skalierungsmodelle: Achten Sie auf Preismodelle, die mit Ihrem Unternehmen wachsen ohne plötzliche Kostenstufen bei mehr Nutzern oder Prozessen.

5. Herstellerunterstützung und Ökosystem: Ein aktives Netzwerk aus Partnern, Templates, Schnittstellen und Dokumentation reduziert interne Aufwände erheblich. Fragen Sie nach der Größe der Implementierungspartner-Community.

Fazit: Agilität ist kein Luxus – sie ist ein Kostenfaktor

Die TCO eines ERP-Systems ist kein Schicksal. Sie ist das Ergebnis von Architekturentscheidungen – und die wichtigste davon ist, wie viel Flexibilität das System von Haus aus mitbringt.

Low-Code-Ansätze sind keine Vereinfachung auf Kosten der Leistungsfähigkeit. Sie sind eine strukturelle Neuausrichtung: weg von teuren, abhängigkeitserzeugenden Individualentwicklungen, hin zu einem Modell, in dem das eigene Team die Kontrolle behält – über Prozesse, Kosten und Tempo.

Wer heute ein ERP-Projekt plant oder bewertet, sollte den Listenpreis konsequent hinten anstellen und stattdessen mit der Frage beginnen: Was kostet uns Unflexibilität über fünf Jahre?

Möchten Sie wissen, wie hoch die TCO Ihres aktuellen oder geplanten ERP-Systems wirklich ist?

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