Die 12 größten Fehler bei der ERP-Einführung

Sie führen ein Softwarehaus, eine IT-Beratung oder eine Marketingagentur? Ihre Kunden sind anspruchsvoll, Ihre Projekte hochindividuell und Ihre internen Abläufe alles andere als 0-8-15? Trotzdem empfehlen Ihnen ERP-Anbieter immer wieder dieselben Standardlösungen? Und jedes Mal stellen Sie fest: Es passt irgendwie, aber eben auch irgendwie nicht.

Wir erklären, warum das so ist, wo die echten Schmerzpunkte liegen und welcher Ansatz Abhilfe schafft. 

Projektgeschäft ist kein Produktgeschäft – und das ist das Problem

Die meisten ERP-Systeme auf dem Markt wurden für Unternehmen entwickelt, die Waren produzieren oder damit handeln. Lager, Stücklisten, Lieferscheine – das beherrschen sie gut. Doch was, wenn Ihr 'Produkt' eigentlich eine Dienstleistung ist? Was, wenn Sie nicht Paletten zählen, sondern Stunden buchen, Reisekosten auf Projekte verteilen und am Monatsende je nach Kundenvereinbarung ganz unterschiedliche Rechnungen erstellen müssen?

Genau das ist die Realität für Unternehmensberatungen, IT-Systemhäuser, Softwarehäuser, Entwicklungsagenturen und Werbeagenturen.

Ihr Tagesgeschäft ist geprägt von:

• unterschiedlichen Abrechnungsmodellen je Kunde (Festpreis, Zeit & Material, monatliche Abschläge, Meilensteinzahlungen)

• Zeiterfassung und Zuordnung von Aufwänden auf Projekte und Teilprojekte

• Reisekosten, Fremdleistungen und Materialkosten, die projektkorrekt verbucht werden müssen

• individuellen Reportinganforderungen – der eine Kunde will Stundenaufstellungen, der andere monatliche Projektberichte

• Freigabe- und Kontrollprozessen vor der Rechnungsstellung

Kein Standardsystem der Welt deckt all das von Haus aus ab. Oder es versucht es und wird dabei so komplex, dass der Aufwand für Konfiguration, Schulung und Wartung explodiert.  

Die typische IT-Landschaft: Flickenteppich statt System

Viele Projektdienstleister kennen das Problem aus eigener, schmerzhafter Erfahrung. Man startet mit einer Buchhaltungssoftware. Dann kommt ein Tool für die Zeiterfassung hinzu. Dann eines für das Projektmanagement. Und irgendwann hängt noch ein CRM dran und ein separates Reporting-Tool.

Das Ergebnis: Daten existieren mehrfach, Schnittstellen sind fragil und manuelle Nacharbeit ist an der Tagesordnung. Die Rechnungsstellung wird zur Recherche-Aufgabe: Wer hat wie viele Stunden gebucht? Welche Reisekosten gehören auf welches Projekt? Welches Zahlungsmodell hatte dieser Kunde noch mal?

Das kostet nicht nur Zeit – es kostet Nerven, erhöht die Fehleranfälligkeit und verhindert echte Transparenz im Unternehmen. Projektcontrolling in Echtzeit? Fehlanzeige.

Warum klassische ERP-Systeme für Projektdienstleister nicht funktionieren

Beim Blick auf den Markt könnte man meinen: Es gibt doch Hunderte von ERP-Systemen, da wird schon eins passen. Doch der Schein trügt. Die Probleme beginnen meist schon in der Evaluierungsphase:

1. Zu starr, zu generisch

Standardsysteme bilden die 80 % der gängigsten Prozesse ab. Aber im Projektgeschäft steckt der Teufel genau in den restlichen 20 % – den Sonderfällen, Sondervereinbarungen und kundenindividuellen Prozessen. Hier kapitulieren die meisten Systeme.

2. Sie passen sich nicht an – Sie müssen sich anpassen

Das ist vielleicht das größte Paradoxon: Ein ERP-System soll Ihre Prozesse abbilden. In der Praxis landen Sie aber schnell dabei, Ihre Prozesse an das System anzupassen, weil es keine andere Möglichkeit gibt. Das führt zu Workarounds, Frustration und mittelfristig zu einer Software, die niemand wirklich nutzen will.

3. Teuer und langwierig in der Anpassung

Wenn Individualisierungen möglich sind, sind sie in der Regel teuer – und dauern. Ein neues Zahlungsmodell für einen Kunden einzurichten kann Monate in Anspruch nehmen und Entwicklerstunden kosten, die eigentlich für das eigene Kerngeschäft gebraucht werden.

4. Überflüssige und fehlende Funktionen

Viele Systeme bringen hunderte von Modulen und Funktionen mit, die für Projektdienstleister schlicht irrelevant sind: Lagerverwaltung, Produktionsplanung, Stücklisten. Die Oberfläche wird unübersichtlich, die Einarbeitung dauert unnötig lange. Und gleichzeitig fehlen genau die Funktionen, die man wirklich braucht. 

Der Ausweg: Maximale Prozessflexibilität durch Low-Code

Was wäre, wenn ein ERP-System nicht von vornherein festlegen würde, wie Ihre Prozesse auszusehen haben, sondern sich genau daran orientiert, wie Sie tatsächlich arbeiten? Genau das ist die Grundidee hinter Low-Code-basierten ERP-Systemen.

Low-Code bedeutet: Prozesse, Masken und Workflows werden nicht programmiert, sondern über grafische Bausteine konfiguriert. Das klingt technisch, hat aber sehr praktische Auswirkungen für Dienstleister:

• Jeder Prozess lässt sich exakt nach Ihren Anforderungen abbilden – nicht umgekehrt.

• Änderungen sind schnell umgesetzt – ohne monatelange Entwicklungsprojekte.

• Das System wächst mit Ihrem Unternehmen und Ihren Kundenanforderungen.

• Mitarbeitende können Anpassungen und Ergänzungen selbst vornehmen – ohne Programmierkenntnisse.

Klingt zu gut, um wahr zu sein? Das ist kein Zukunftsszenario, sondern heute schon Realität. Unternehmen wie die planemos GmbH aus Erlangen – ein Spezialist für Automatisierungssoftware in der Lebensmittelindustrie – haben diesen Schritt bereits gemacht. Das Unternehmen hatte zuvor eine klassische Insellösungslandschaft aus Buchhaltungssoftware, Zeiterfassung und weiteren Tools. Nach der Einführung einer flexiblen ERP-Lösung auf Low-Code-Basis konnte planemos nahezu alle Abrechnungs- und Projektprozesse automatisieren – inklusive der vielen Sondervereinbarungen mit unterschiedlichen Kunden. Das Ergebnis: rund 20 Prozent Zeitersparnis allein durch Prozessautomatisierung. 

Was das konkret für Projektdienstleister bedeutet

Ein ERP-System, das wirklich zu Ihrem Projektgeschäft passt, sollte in der Lage sein:

• Verschiedene Abrechnungsmodelle parallel zu verwalten – Festpreis bei Kunde A, Stundensatz bei Kunde B, Abschläge bei Kunde C.

• Zeiten, Reisekosten und Fremdleistungen direkt auf Projekte zu buchen und bei der Abrechnung automatisch zu berücksichtigen.

• Rechnungen und Projektberichte auf Knopfdruck zu erstellen, in dem Format, das der jeweilige Kunde erwartet.

• Freigabeprozesse abzubilden, bevor eine Rechnung rausgeht.

• Volle Transparenz im Projektcontrolling zu liefern – jederzeit, ohne manuellen Aufwand.

• Sich schnell an neue Prozesse und Kundenanforderungen anzupassen – ohne externe Entwickler.

Das klingt nach einer Menge. Ist es auch. Aber es ist nicht utopisch, wenn man das richtige System wählt.

Worauf Sie bei der ERP-Auswahl achten sollten

Wenn Sie gerade dabei sind, ein ERP-System zu evaluieren, lohnt sich ein kritischer Blick auf folgende Punkte:

• Versteht der Anbieter das Projektgeschäft?
  Nicht alle ERP-Anbieter kennen die Spezifika von Dienstleistungsunternehmen. Fragen Sie konkret nach: Wie werden unterschiedliche Abrechnungsmodelle abgebildet? Wie funktioniert die Reisekostenzuordnung?

• Wie flexibel ist das System wirklich?
  Ein Demo-Video wirkt immer gut. Lassen Sie sich zeigen, wie schnell eine neue Anforderung umgesetzt werden kann – am besten live.

• Wie hoch ist die Abhängigkeit vom Anbieter? Müssen Sie für jede Kleinigkeit ein Ticket einreichen und Monate warten? Oder können Sie Anpassungen selbst vornehmen?

• Gibt es Referenzen aus vergleichbaren Unternehmen? Eine Erfolgsgeschichte aus der Lebensmittelindustrie ist schön, aber nicht unbedingt übertragbar. Schauen Sie nach Referenzen aus dem Dienstleistungs- und Projektgeschäft.

Das richtige ERP-System für Ihr Projektgeschäft existiert – aber Sie müssen es finden

Das passende ERP-System für Projektdienstleister ist kein Wunschtraum. Es erfordert aber, dass Sie bei der Auswahl konsequent Ihre eigenen Prozesse in den Mittelpunkt stellen und nicht das akzeptieren, was der Markt Ihnen als Standard verkaufen möchte.

Die gute Nachricht: Mit Low-Code-basierten ERP-Systemen gibt es heute Ansätze, die genau das möglich machen. Systeme, die sich wirklich anpassen und nicht umgekehrt.

Wenn Sie das nächste Mal mit einem ERP-Anbieter sprechen, stellen Sie ihm die wichtigste aller Fragen: Passt Ihre Software zu meinen Prozessen oder passe ich mich Ihrer Software an? Die Antwort sagt Ihnen alles, was Sie wissen müssen.