ERP-Systeme im Mittelstand – Verstehen, auswählen und implementieren

12.04.2024
Frau zeigt anderen Personen etwas auf dem Monitor Frau zeigt anderen Personen etwas auf dem Monitor

Im Zentrum des Erfolgs eines Unternehmens steht heute dank des technologischen Fortschritts das Management von Ressourcen und Informationen. Als Geschäftsführer oder Entscheider sind Sie deswegen ständig auf der Suche nach Lösungen, die Ihnen dabei helfen, effizienter zu arbeiten und bessere Entscheidungen zu treffen. Genau hier kommen Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme ins Spiel.

Wofür steht ERP?

ERP steht für Enterprise Resource Planning, auf Deutsch "Unternehmensressourcenplanung". Der Begriff mag technisch klingen, aber er beschreibtein Konzept, das jedes Unternehmen unabhängig von seiner Größe oder Branche betrifft: die effiziente Nutzung und Verwaltung der zur Verfügung stehenden Ressourcen.

Was sind ERP Systeme?

ERP-Systeme sind softwarebasierte Lösungen, die die verschiedenen Prozesse und Funktionen innerhalb eines Unternehmens integrieren und optimieren. Der Hauptzweck eines ERP-Systems besteht darin, die Effizienz zu steigern. Das gelingt indem es redundante Prozesse eliminiert, das Unternehmen über alle Abteilungen hinweg vernetzt und durch eine einheitliche Datenbasis die notwendige Transparenz bereitstellt.

ERP-Software stellt damit einen wesentlichen Bestandteil der IT-Infrastruktur und wird aus diesem Grund auch als das Rückgrat des Unternehmens bezeichnet.

Sind ERP Systeme auch für kleine Unternehmen sinnvoll?

Obwohl ERP-Softwarelösungen traditionell mit großen Unternehmen in Verbindung gebracht werden, ist der Einsatz auch für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) von entscheidender Bedeutung. Optimale und automatisierte Prozesse sowie Transparenz über den Zustand des Unternehmens sind unerlässlich. Nur so lassen sich trotz Personalmangels und Kostendruck die Ressourcen des Unternehmens punktgenau einsetzen. Dank des technologischen Fortschritts und der Entwicklung von cloudbasierten ERP-Lösungen as a service ist der Zugang zu diesen Systemen auch für KMU einfach und erschwinglich geworden.

In diesem Blog-Beitrag erklären wir die Grundlagen von ERP-Systemen, stellen die Vorteile vor und gebenTipps für die Auswahl und Implementierung. Zusätzlich geben wir einen Einblick in die technische Entwicklung:bereits verfügbare Technologien wie Cloud-ERP sowie ERP as a service, aber auch aufkommende Entwicklungen wie Low Code und KI-Funktionen werden vorgestellt.. 

Teil 1: Die Grundlagen

Um die Bedeutung und den Nutzen von ERP-Systemen für Ihr Unternehmen wirklich zu verstehen, müssen wir uns zuerst mit den Grundlagen auseinandersetzen. Was genau ist ein ERP-System, wie funktioniert es und welche zentralen Komponenten sind in einem solchen System enthalten?

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System ist eine integrierte Softwarelösung, welchedie verschiedenen Funktionen und Prozesse innerhalb eines Unternehmens verwaltet und koordiniert. Sie ermöglicht die automatisierte und effiziente Steuerung von Geschäftsprozessen, indem sie verschiedene Unternehmensbereiche(Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen, Beschaffung, Vertrieb und Produktion) in einem einzigen System zusammenführt.

Damit liefert sie eine zentrale Datenbasis, auf die alle Abteilungen zugreifen können, und verbessert so die Informationsverfügbarkeit und -transparenz im gesamten Unternehmen.

Hauptkomponenten und Funktionen eines ERP-Systems

Ein typisches ERP-System besteht aus mehreren Modulen, die jeweils unterschiedliche Geschäftsfunktionen abdecken. Diese Module sind so konzipiert, dass sie nahtlos miteinander interagieren, um eine einheitliche Sicht auf die Geschäftsprozesse des Unternehmens zu ermöglichen. Hier sind einige der gängigsten ERP-Module:

  1. Finanz- und Rechnungswesen: Dieses Modul unterstützt alle Finanzprozesse, einschließlich Buchhaltung, Kostenrechnung, Finanzplanung und -analyse, Vermögensverwaltung und Steuermanagement.
  2. Personalwesen: Es unterstützt die Personalverwaltung und -entwicklung, einschließlich Gehaltsabrechnung, Personalplanung, Mitarbeiterverwaltung, Rekrutierung und Aus- und Weiterbildung.
  3. Beschaffung und Materialwirtschaft: Dieses Modul verwaltet den gesamten Beschaffungsprozess, von der Bestellung über den Wareneingang bis hin zur Rechnungsprüfung und -verarbeitung.
  4. Vertrieb und Kundenmanagement: Es unterstützt die Verkaufs- und Kundenmanagementprozesse, einschließlich Angebots- und Auftragsmanagement, Kundenbeziehungsmanagement und Service- und Supportfunktionen.
  5. Produktion und Logistik: Dieses Modul steuert die Produktions- und Logistikprozesse, einschließlich Produktionsplanung und -steuerung, Lager- und Bestandsmanagement, Qualitätsmanagement und Versand.

Gesamtlösung eines Unternehmens

Es ist ein weitverbreiteter Irrglaube, dass für ein effizientes ERP-System alle Komponenten von einem einzigen Anbieter stammen müssen. In Wahrheit besteht die Möglichkeit, verschiedene Systeme verschiedener Anbieter miteinander zu verbinden, um eine maßgeschneiderte Gesamtlösung zu schaffen. Tatsächlich könnte dies in vielen Fällen sogar der effizienteste Ansatz sein.

So verbinden beispielsweise viele Unternehmen ihre spezialisierte Software für das Finanz- und Rechnungswesen über eine Schnittstelle mit ihrem ERP-System. Auf diese Weise können sie die Vorteile einer spezialisierten Finanzsoftware nutzen und gleichzeitig sicherstellen, dass alle relevanten Daten in ihrem ERP-System zur Verfügung stehen.

Das Gleiche gilt auch für das Personalwesen. Eigens für das Personalwesen konzipierte Software bietet oft Funktionen , die in vielen ERP-Systemen nicht vorhanden sind. Durch die Verknüpfung einer solchen Software mit dem ERP-System können Unternehmen die Personalverwaltung effizienter gestalten.

Bei der Wahl der Software ist es vor allem relevant, welche Optionen am besten zu Ihren spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen passen. Die beste Lösung ist nicht immer diejenige, die alle Komponenten von einem einzigen Anbieter umfasst. Es kann durchaus vorteilhaft sein, verschiedene Systeme zu kombinieren, um eine maßgeschneiderte Lösung zu erstellen, die alle Ihre Anforderungen erfüllt.

Wie funktionieren ERP-Systeme?

Im Kern einer ERP-Software steht die zentrale Datenbank. Sie speichert bei Aktivität alle Informationen und Daten , die für die verschiedenen Geschäftsprozesse und -funktionen benötigt werden. Auf diese Weise werden die Informationen in Echtzeit aktualisiert und stehen allen Bereichen des Unternehmenszur Verfügung.

ERP-Software verwendet einheitliche Dateneingabe- und -verarbeitungsprozesse, um die Genauigkeit und Konsistenz der Daten zu gewährleisten. Sie stellen sicher, dass alle Daten korrekt und konsistent sind, unabhängig davon, wo und wie sie eingegeben oder verarbeitet werden.

Darüber hinaus ermöglicht ERP-Software die Automatisierung von Routineaufgaben und Prozessen, was zu einer höheren Effizienz und Produktivität führt. Durch die Integration aller Geschäftsprozesse in einem einzigen System werden redundante Dateneingaben und -verarbeitungen vermieden, was zu einer Reduzierung von Fehlern und zur Verbesserung der Prozessqualität führt.

Abschließend lässt sich sagen, dass ERP-Software ein wesentliches Instrument zur Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen ist. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Ressourcen effizienter zu nutzen, ihre Prozesse zu verbessern und unterstützt damit die Entscheidungsfindung. 

Teil 2: Vorteile und Herausforderungen bei der Implementierung eines ERP-Systems

Aber welche Vorteile und Herausforderungen bietet die Einführung eines solchen Systems ganz konkret?

Vorteile der Implementierung eines ERP-Systems

1. Optimierte Geschäftsprozesse

Durch die Integration aller Geschäftsfunktionen ermöglicht ein ERP-System die Optimierung und Standardisierung von Geschäftsprozessen. Dadurch werden redundante und ineffiziente Prozesse eliminiert, was zu einer verbesserten Effizienz und Produktivität führt.

2. Verbesserte Datenverwaltung

Mit einer ERP-Software haben alle Mitarbeitenden Zugang zu denselben aktuellen Informationen. Dies verbessert nicht nur die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens, sondern ermöglicht auch eine konkrete Entscheidungsfindung auf Grundlage genauer und aktueller Daten.

3. Kosteneinsparungen

Durch die Steigerung der Prozesseffizienz und -genauigkeit kann ein ERP-System erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Die Reduzierung von Verwaltungs- und Betriebskosten, die Verringerung von Fehlern und Wiederholungsarbeiten oder die Verbesserung der Bestandsverwaltung reduzieren den finanziellen Aufwand erheblich..

4. Verbesserte Kundenbeziehungen

ERP-Software kann dazu beitragen, die Kundenbeziehungen zu verbessern, indem sie einen besseren Service ermöglicht. Mit Zugang zu aktuellen und genauen Kundendaten können Mitarbeiter schneller und effizienter auf Kundenanfragen und -bedürfnisse reagieren.

Herausforderungen bei der Implementierung eines ERP-Systems

Trotz der vielen Vorteile kann die Einführung einer ERP Lösung auch Herausforderungen mit sich bringen.

1. Hohe Anfangskosten

Die Einführung eines ERP-Systems kann hohe Anfangskosten verursachen. Dazu gehören nicht nur die Kosten für die Software selbst, sondern auch für die Anpassung der Software an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens, die Schulung der Mitarbeitenden und die Wartung und Aktualisierung des Systems.

2. Komplexität

Standard-ERP-Systeme sind komplex und erfordern spezielles Wissen und Fähigkeiten für ihre Implementierung und Nutzung. Schulungen für Mitarbeitende sind unumgänglich und zeitaufwendig. Auch die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur sollte unbedingt in die Planung mit einbezogen werden.

3. Lange Implementierungszeiten

Die Implementierung eines Standard-ERP-Systems kann viel Zeit in Anspruch nehmen, oft mehrere Monate oder sogar Jahre. Dies kann bei schlechter Planung und fehlender Fokussierung zu Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs und zu Produktivitätsverlusten führen.

4. Risiken einer ERP Implementierung

Obwohl die Implementierung eines ERP-Systems herausfordernd sein kann, sind die daraus resultierenden Vorteile erheblich. Durch die Integration und Automatisierung von Geschäftsprozessen kann ein ERP-System sowohl Zeit als auch Kosten sparen.

Es ist jedoch wichtig, sich der Risiken bewusst zu sein - ohne sorgfältige Planung und Management kann ein ERP-Projekt scheitern. Die Erfahrung zeigt, dass eine erfolgreiche ERP-Implementierung eine strategische Entscheidung ist, die gründliche Vorbereitung, Engagement und kontinuierliches Management erfordert.

Teil 3: Best Practices für die Implementierung eines ERP-Systems

Die Implementierung eines ERP-Systems ist ein umfangreiches Projekt, das erhebliche Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen hat und ein hohes Maß an Engagement und Koordination erfordert. Im Folgenden haben wir einige Best Practices zusammengestellt, die Ihnen bei der erfolgreichen Implementierung eines ERP- Systems helfen können.

1. Sorgfältige Planung

Die Planung ist ein kritischer Faktor für den Erfolg eines ERP-Projekts. Dies beinhaltet die Festlegung klarer Ziele und Erwartungen, die Erstellung eines realistischen Zeit- und Budgetplans und die Identifizierung der erforderlichen Ressourcen und Fähigkeiten.

2. Einbindung aller Beteiligten

Ein ERP-System betrifft das gesamte Unternehmen, daher ist es wichtig, alle relevanten Stakeholder einzubeziehen. Dies umfasst nicht nur die Geschäftsleitung und das IT-Personal, sondern auch die Endnutzer, die das System täglich nutzen werden.

3. Ausbildung und Unterstützung

Ein ERP-System kann komplex sein und erfordert spezielles Wissen und Fähigkeiten. Daher ist es wichtig, die Mitarbeiter gründlich zu schulen und ihnen die notwendige Unterstützung zur Verfügung zu stellen.

4. Auswahl des richtigen ERP-Anbieters

Es gibt viele verschiedene ERP-Lösungen. Die Auswahl des richtigen Anbieters kann eine Herausforderung sein. Es ist wichtig, einen Anbieter zu wählen, der nicht nur eine qualitativ hochwertige Softwarelösung bietet, sondern auch die nötige Erfahrung und Unterstützung, um das System erfolgreich zu implementieren.

5. Anpassung und Skalierbarkeit

Jedes Unternehmen ist einzigartig, und daher ist es wahrscheinlich, dass eine klassische ERP-Software an die spezifischen Anforderungen und Prozesse des Unternehmens angepasst werden muss. Darüber hinaus sollte das System skalierbar sein, um das Wachstum und die Veränderungen des Unternehmens zu unterstützen.

Tipp: ERP-Lösungen basierend auf Low-Code-Technologie sind hochflexibel und bremsen damit klassische Monolith Systeme aus.

Teil 4: Verschiedene Arten von ERP-Systemen und bekannte Anbieter

Es gibt eine Vielzahl von ERP-Systemen auf dem Markt, die sich in ihrer Funktionalität, Komplexität und Kosten unterscheiden. In diesem Teil werden wir unterschiedliche ERP-Systeme und einige der bekanntesten Anbieter auf dem Markt vorstellen.

ERP-Software-Varianten

1. On-Premise ERP-Systeme

Diese Art von ERP-System wird auf den eigenen Servern des Unternehmens installiert und betrieben. Sie erfordert in der Regel eine größere Anfangsinvestition und ein hohes Maß an technischer Expertise bieten aber auch Kontrolle und Anpassungsfähigkeit.

2. Cloud-basierte ERP-Systeme as a service

Hier werden die Daten und Anwendungen auf den Servern des Anbieters gespeichert und über das Internet bereitgestellt. Sie sind in der Regel einfacher zu implementieren und zu warten und erfordern weniger Vorabkosten, da sie meist auf einem Abonnementmodell basieren.

3. Hybrid-ERP-Systeme

Diese Art von ERP-System kombiniert Elemente von On-Premise- und Cloud-basierten Systemen. Sie können beispielsweise bestimmte Funktionen oder Daten in der Cloud hosten, während andere On-Premise gehalten werden.

Bekannte ERP-Anbieter

In der Welt der ERP-Systeme gibt es einige Namen, die immer wieder auftauchen. Große, etablierte Anbieter, die seit Jahren in der Branche tätig sind, haben sicherlich ihre Stärken und können ein breites Spektrum an Funktionen und Möglichkeiten bieten.

Es wäre jedoch ein Fehler, sich nur auf diese bekannten Namen zu konzentrieren und die kleineren, spezialisierten Anbieter zu übersehen. Oft sind es gerade diese kleineren Unternehmen, die maßgeschneiderte, perfekt passende Lösungen für ihr Unternehmen anbieten.

Im Folgenden werden wir einige der bekanntesten ERP-Anbieter vorstellen.

1. SAP: SAP ist einer der bekanntesten Anbieter von ERP-Systemen. SAP ERP ist ein umfassendes System, das Funktionen für Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen, Produktion, Lieferkette, Beschaffung und mehr umfasst.

2. Oracle: Oracle bietet eine Reihe von ERP-Lösungen, darunter Oracle ERP Cloud, Oracle E-Business Suite, Oracle JDEdwards und Oracle PeopleSoft. Diese Systeme bieten eine breite Palette von Funktionen, einschließlich Finanzen, Beschaffung, Projektmanagement, Supply Chain Management und mehr.

3. Microsoft Dynamics: Microsoft Dynamics ist eine Familie von ERP- und CRM-Lösungen aus dem Hause Microsoft. Sie bieten Funktionen für Finanzen, Vertrieb, Kundenservice, Betrieb, Handel und mehr.

4. Infor: Infor bietet eine Reihe von branchenspezifischen ERP-Lösungen für eine Vielzahl von Sektoren, darunter Fertigung, Gesundheitswesen, Einzelhandel, Gastgewerbe und mehr.

4. GEBRA-IT: GEBRA-IT ist ein innovatives Softwareunternehmen, das sich auf die Entwicklung von Cloud-basierten ERP-Systemen mittels Low-Code-Technologie spezialisiert hat. Die maßgeschneiderte GEBRA-Suite erlaubt mittelständischen Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse effizienter und flexibler zu gestalten. Der Kostenaufwand ist gegenüber klassischen Lösungen deutlich reduziert.

Schlussfolgerung: Die Zukunft der ERP-Systeme und die Rolle von Low-Code-Technologie

Die Welt der ERP-Software ist ständig im Wandel, und Unternehmen müssen sich anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), Machine Learning, dasInternet der Dinge (IoT) und Low-Code-Plattformen machen ERP-Systeme intelligenter, vernetzter und flexibler als je zuvor.

Vor allem die Low-Code-Technologie wird zunehmend in der Entwicklung von ERP-Systemen genutzt und bietet ein revolutionäres Potenzial. Denn Low-Code-Plattformen ermöglichen die schnelle und effiziente Erstellung von Anwendungen durch die visuelle Modellierung von Geschäftsprozessen. Konkret bedeutet das: Weniger Zeit und Ressourcen für die Programmierung und Wartung werden benötigt.

Mit Low-Code können Unternehmen erstmals ganz leicht und mit wenig Aufwand Anwendungen nach ihren spezifischen Bedürfnissen erstellen und anpassen, was zu einer höheren Flexibilität und Skalierbarkeit führt.

Darüber hinaus ermöglichen Low-Code-Plattformen die nahtlose Integration von fortschrittlichen Datenanalyse- und KI-Funktionen sowie IoT-Technologien. Dies ermöglicht tiefere Einblicke in Geschäftsprozesse und eine Echtzeit-Verbindung zwischen der physischen und digitalen Welt. Betriebsdaten werden optimiert und Arbeitsabläufe effizienter.

Zudem gewinnt das "Software as a Service" (SaaS) Modell, bei dem Unternehmen ihre ERP-Systeme über die Cloud nutzen, immer mehr an Bedeutung. Unternehmen haben so jederzeit und von überall aus Zugang zu ihren ERP-Systemen, was zu erhöhter Mobilität und besserer Zusammenarbeit führt.

In diesem dynamischen Umfeld sehen wir auch eine zunehmende Spezialisierung von ERP-Systemen. Spezialisierte ERP-Systeme bieten maßgeschneiderte Funktionen und Prozesse, die genau auf die Bedürfnisse und Herausforderungen bestimmter Branchen oder Geschäftsbereiche abgestimmt sind.

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass ERP-Systeme für Unternehmen aller Art und Größe unverzichtbar sind. Mit dem Aufkommen der Low-Code-Technologie sind ERP-Systeme flexibler und anpassungsfähiger als je zuvor. Unternehmen können sich mit ihnen in der zunehmend komplexen und schnelllebigen Geschäftswelt leichter behaupten.

FAQ

1. Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning System) ist eine Softwarelösung, die dazu dient, die verschiedenen Prozesse und Funktionen innerhalb eines Unternehmens zu integrieren. Es ermöglicht die zentrale Steuerung und Überwachung verschiedener Unternehmensbereiche wie Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen, Produktion und Vertrieb.

2. Ist SAP und ERP das Gleiche?

Nein, SAP und ERP sind nicht das Gleiche. ERP ist ein allgemeiner Begriff, der sich auf Enterprise Resource Planning Systeme bezieht, während SAP (Systems, Applications & Products in Data Processing) ein Unternehmen ist, das eine Reihe von ERP-Softwarelösungen anbietet.

3. Was ist die Aufgabe eines ERP Systems?

Die Hauptaufgabe eines ERP-Systems besteht darin, die unterschiedlichen Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu integrieren und zu optimieren. Das umfasst Bereiche wie Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen, Produktion, Beschaffung und Vertrieb. Dadurch wird die Effizienz gesteigert, Kosten gesenkt und die Qualität der Geschäftsdaten verbessert.

4. Welche ERP-Software gibt es?

Es gibt eine Vielzahl von ERP-Systemen auf dem Markt, von denen jedes seine eigenen Stärken und Schwächen hat. Bekannte Anbieter haben umfassende, oft komplex konfigurierbare ERP-Systeme entwickelt, die in großen Unternehmen und Konzernen weit verbreitet sind.

Aber für kleinere und mittelgroße Unternehmen ist oft nicht die bekannteste Lösung die beste. Für große Konzerne kann die breite Palette von Funktionen und Möglichkeiten attraktiv sein.Für kleine und mittelgroße Unternehmen ist sie oft unnötig komplex. Hier können kleinere, spezialisierte ERP-Anbieter ihren Nutzen unter Beweis stellen. Sie bieten oft maßgeschneiderte Lösungen an, die genau auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen von KMUs abgestimmt sind.

5. Was bringt die Zukunft für ERP-Systeme?

Die Zukunft von ERP-Systemen sieht vielversprechend aus. Mit fortschreitende Technologie, wie beispielsweise Künstlicher Intelligenz (KI), Machine Learning und Low-Code-Plattformen, werden ERP-Systeme immer intelligenter, flexibler und vernetzter. Low-Code ermöglicht Unternehmen eine schnellere und effizientere Anwendungsentwicklung, was zu einer höheren Flexibilität und Skalierbarkeit führt. In Kombination mit dem SaaS-Modell werden ERP-Systeme immer zugänglicher und anpassungsfähiger.

6. Was ist ein Low-Code ERP-System und welche Vorteile bietet es?

Low-Code ERP-Systeme sind eine innovative Entwicklung im Bereich der ERP-Software. Durch eine grafische Benutzeroberfläche und einfache Drag-and-drop-Operationen ermöglichen sie eine schnelle und einfache Anpassung der Software an spezifische Unternehmensanforderungen. Die Entwicklung und Implementierung von Prozessen erfordert dabei nur wenig oder gar keinen Code.

Die Vorteile sind vielfältig: Schnellere Implementierung und Anpassung, Kosteneinsparungen durch weniger benötigtes technisches Know-how und eine erhöhte Benutzerfreundlichkeit, da die Anwender selbst Änderungen vornehmen können.