ERP-System mit KI für den Mittelstand
KI beurteilt. Das System rechnet.
Sie entscheiden.
In der GEBRA-Suite arbeitet die KI dort, wo Ihre Prozesse laufen: im Vorgang selbst. Sie nimmt die Arbeit ab, die Zeit kostet und keine Entscheidung verlangt. Das System rechnet, Ihre Mitarbeiter entscheiden.
- KI im Tagesgeschäft: Dokumente zusammenfassen, Vorgänge klassifizieren, Zahlungen zuordnen
- Agenten erledigen abgegrenzte Fachaufgaben mit den Werkzeugen Ihrer eigenen Anwendung
- Die KI liest und bewertet, gerechnet wird in nachvollziehbarem Programmcode
- Kein Vorgang wird gebucht, ohne dass ein Mensch ihn freigegeben hat
- Sie wählen das KI-Modell, das zu Ihnen passt
Ich tippe keine Bestellung mehr ab. Ich sehe sie durch, korrigiere selten eine Position und gebe frei.
Was KI im laufenden Betrieb für Sie übernimmt
Agenten fassen Dokumente zusammen, klassifizieren Vorgänge und bereiten Entscheidungen vor. Vorgeschlagen wird maschinell, gebucht wird von einem Menschen.
Wer wann welchen Wert geändert hat, steht in der Historie. Jeder KI-Lauf hinterlässt ein Protokoll mit Ein- und Ausgabe, Dauer und Verbrauch.
Die KI-Bausteine der GEBRA-Suite
Vier Bausteine stehen jeder Anwendung in Ihrem Arbeitsbereich zur Verfügung. Sie werden konfiguriert, nicht programmiert, und lassen sich in jedem Prozess kombinieren.
Texte zusammenfassen, Vorgänge klassifizieren und Antwortentwürfe erzeugen, direkt an der Stelle, an der gearbeitet wird. Ausgabe als Text, Markdown oder geprüftes JSON.
Ein mehrstufiger Dialog im Kontext des Vorgangs, mit Modellauswahl, den Anhängen des Vorgangs als Grundlage und Anbindung an einen Agenten.
Abgegrenzte Fachaufgaben, ausgeführt mit den Werkzeugen Ihrer Anwendung. Laufzeit, Budget und erlaubte Werkzeuge legen Sie fest, jeder Lauf wird protokolliert.
OpenAI, Azure OpenAI, Anthropic und kompatible eigene Endpunkte je Arbeitsbereich. Anbieter, Daten und Kosten bleiben in Ihrer Hand, die Zugangsschlüssel bleiben auf dem Server.
Wo KI in Ihrem Unternehmen arbeiten kann
Die Belegerfassung ist ein Feld von vielen. Die folgenden Einsatzfelder haben wir gemeinsam mit Kunden identifiziert. Drei davon laufen bereits im Produktivbetrieb, die übrigen sind Einsatzmöglichkeiten, die auf denselben Bausteinen aufsetzen.
AB-Matching, Rechnungseingangszuordnung, Einkaufssupport
Auftragsanlage, Verkaufssupport, Telefon-Workflows
Rechnungseingangsprüfung, Zahlungszuordnung
Platzvorschlag bei chaotischer Lagerhaltung, Lageroptimierung, Scan-Zuordnung
Verbuchung handschriftlicher Produktionszettel
QM-Daten-Zuordnung, Zertifikatsverwaltung, IFS-Konformität
Arbeitsschutz und Gefahrgut
Datenanalyse und individuelle Auswertungen
Drei Prozesse aus dem Produktivbetrieb
Ein mittelständischer Fachhändler für Melktechnik-Zubehör setzt die KI heute in der Belegerfassung ein. Das ist eines der Einsatzfelder von oben, hier vollständig beschrieben, damit Sie sehen, wie tief ein solcher Prozess reicht. Auftragserfassung und Eingangsrechnung laufen seit Juli 2026 im Produktivbetrieb, der Abgleich der Zahlungsvorschlagsliste seit Ende August.
- Die KI liest Kopfdaten und alle Positionen und erkennt den Kunden am Absender, nicht an einer Kundennummer, die auf jedem Formular anders heißt.
- Jede Position wird über die eigene Artikelnummer gegen den Stammdatenbestand aufgelöst. Was sich nicht zuordnen lässt, wird als Freitextposition übernommen und nicht stillschweigend verworfen.
- Zu jedem Artikel wird der aktuelle Kalkulationspreis mitgeliefert. Der Sachbearbeiter entscheidet, ob der Preis aus dem Beleg oder aus der Kalkulation gilt.
- Eine Bestellung, die schon im System liegt, wird als Doppelerfassung erkannt und blockiert, bevor sie entsteht.
- Die KI liest Rechnungskopf, alle Positionen und den Steuerspiegel, auch aus einem abfotografierten Beleg.
- Jede Position wird der offenen Bestellposition zugeordnet, über die Bestellnummer, die Lieferanten-Artikelnummer oder die eigene. Auch abweichende Verpackungseinheiten werden erkannt, statt als Preisfehler zu erscheinen.
- Frachten, Verpackung und Mindermengenzuschläge werden als eigene Positionen geführt, nicht in den Warenwert eingerechnet.
- Zuletzt der Abgleich: Positionssumme gegen Rechnungssumme. Passt sie nicht, sagt das System, um welchen Betrag, und bucht nicht weiter, bis das geklärt ist.
- Die Vorschlagsliste aus der Buchhaltung kommt als PDF zurück, oft über mehrere Seiten und viele Kreditoren. Die KI liest jede Rechnungszeile mit Kreditor, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Betrag, Skonto und Zahlbetrag.
- Der Abgleich gegen den offenen Rechnungsbestand ist bewusst streng. Eine Zeile gilt nur dann als getroffen, wenn Rechnungsnummer und Bruttobetrag zusammenpassen, der Betrag auf einen halben Cent. Eine Nummer allein reicht nicht.
- Die getroffenen Rechnungen sind anschließend in der Liste markiert. Ein Klick setzt das Kennzeichen für alle, mit Rückfrage und Angabe, wie viele Belege betroffen sind.
- Vor allem sagt der Abgleich, was nicht passt: Zeilen, die im Bestand fehlen, und Zeilen, deren Betrag abweicht, mit beiden
Was der Einsatz gebracht hat
Die Zeit der Fachabteilung geht in die Prüfung, nicht in die Eingabe.
Vergleich zur Zeit vor dem KI-Einsatz
Belastbar wird die Wirkung erst im Vergleich zur Zeit vor dem KI-Einsatz.
KI liest und bewertet. Das System rechnet.
Ein Sprachmodell, das rechnet, ist gefährlich. Die Gefahr liegt nicht darin, dass es sich verrechnet, sondern darin, dass man einer errechneten Zahl nicht ansieht, dass sie errechnet wurde. Sie steht im Feld wie jede andere. Deshalb ist die Arbeit in der GEBRA-Suite strikt geteilt.
Sie erfasst, was in einem Dokument, einem Text oder einem Vorgang tatsächlich steht, und ordnet es fachlich ein.
Was nicht belegt ist, bleibt leer. Ein leeres Feld ist eine gültige Antwort, ein erfundener Wert nicht.
Jede abgeleitete Größe entsteht in nachvollziehbarem Programmcode, nicht im Sprachmodell.
Jeder Wert wird gegen einen zweiten Rechenweg geprüft.Widersprechen sie sich, erscheint eine Meldung statt eines glatten Ergebnisses.
Darin liegt der Unterschied zwischen einem Ergebnis, das schnell aussieht, und einem, dem man Zahlen anvertrauen kann. Taucht eine Abweichung auf, wird sie in diesem Aufbau angezeigt statt weggerechnet, denn sie ist selbst eine Information.
Wohin sich die KI in der GEBRA-Suite entwickelt
Wir trennen zwischen dem, was Sie heute nutzen können, und dem, was wir planen. Die rechte Spalte ist ein Entwicklungsstand ohne Termin- oder Umfangszusage.
- KI-Anfragen in jedem Kundenprozess (03/2026)
- KI-Chat direkt in Apps (03/2026)
- Eigene KI-Modelle (03/2026)
- KI-Agenten mit Werkzeugen und Skills (04/2026)
- Grafische Workflow-Automation mit KI-Schritten
- Wissensdatenbank zum eigenen System, automatisch erzeugt
- Aktualisierung dieser Wissensdatenbank in Echtzeit
- Workspace Buddy: ein persönlicher Assistent je Benutzer
- Talk to your Data: Fragen an die eigenen Daten, im Rahmen der eigenen Rechte
- Helpdesk-KI: Support-Anfragen analysiert, bevor sie den Berater erreichen
Ein Pilot braucht wenig
Einen Prozess, der Sie täglich Zeit kostet, einen Ansprechpartner aus der Fachabteilung und eine Entwicklungsumgebung. Danach sehen Sie Ihren eigenen Prozess mit KI laufen, nicht den aus einer Demo.
Häufige Fragen zum ERP-System mit KI
Ein ERP-System mit KI nimmt Ihren Mitarbeitern die Arbeit ab, die Zeit kostet, aber keine Entscheidung verlangt: Dokumente zusammenfassen, Vorgänge einordnen, Zahlungen zuordnen, Entscheidungen vorbereiten.
Entscheidend ist, wie eng die KI in Ihre Prozesse eingebunden ist. In der GEBRA-Suite arbeitet sie im Vorgang selbst, mit den Werkzeugen Ihrer eigenen Anwendung, und nicht als getrenntes Werkzeug daneben.
Die KI-Bausteine sind seit 2023 in Kunden-Anwendungen im Einsatz. Ein vollständiger Prozess läuft seit Juli 2026 im Produktivbetrieb bei einem mittelständischen Fachhändler, jeden Arbeitstag.
Der Prozess läuft seitdem ohne technischen Abbruch. Was davon für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, klären wir vor jedem Projekt.
Die Arbeit ist geteilt. Die KI berichtet ausschließlich, was tatsächlich belegt ist, und ordnet es ein. Jede abgeleitete Größe entsteht danach in nachvollziehbarem Programmcode.
Jeder Wert wird gegen einen zweiten Rechenweg geprüft. Widersprechen sie sich, erscheint eine Meldung statt eines glatten Ergebnisses, und es wird nicht weitergebucht.
Ihre Geschäftsdaten liegen in einer eigenen Datenbank mit eigenem Dateispeicher, physisch getrennt von anderen Kunden.
Welcher KI-Anbieter zum Einsatz kommt, entscheiden Sie selbst. Die Zugangsschlüssel bleiben auf dem Server und erreichen den Browser zu keinem Zeitpunkt.
Überall dort, wo heute gelesen, verglichen, zugeordnet oder vorbereitet wird. Die Einsatzfelder weiter oben zeigen, wo unsere Kunden ansetzen: Einkauf, Verkauf, Buchhaltung, Lager, Produktion, Qualitätsmanagement, Arbeitssicherheit und Auswertung.
Welcher Prozess bei Ihnen den größten Hebel hat, lässt sich in einem Gespräch schnell eingrenzen. Danach zeigt ein Pilot, ob die Rechnung aufgeht.
Wir ordnen Ihre Ausgangslage ein und sagen offen, wo die GEBRA-Suite passt und wo nicht.