Success Story:
Düsseldorfer Schauspielhaus

Das Düsseldorfer Schauspielhaus – kurz D’haus genannt – ist das größte Sprechtheater Nordrhein-Westfalens und gehört zu den größten Bühnen im deutschsprachigen Raum. Zum Programm des D’haus gehören Schauspiel, Junges Schauspiel und das Stadt:Kollektiv. Hauptspielstätte ist das Schauspielhaus am Gustaf-Gründgens-Platz. Der geschwungene weiße Bau des Architekten Bernhard Pfau ist ein ikonisches Wahrzeichen Düsseldorfs. Die Spielstätte des Jungen Schauspiels befindet sich in Düsseldorf-Rath, das Proben- und Produktionszentrum Central am Düsseldorfer Hauptbahnhof. Generalintendant ist Wilfried Schulz, Kaufmännischer Geschäftsführer Andreas Kornacki.

Ein Ensemble von gut fünfzig Schauspielerinnen und Schauspielern, viele künstlerische Gäste sowie ca. 350 Mitarbeiter aus den Bereichen Kunst, Technik, Kostüm und Maske sowie Verwaltung bringen insgesamt ca. 900 Vorstellungen pro Jahr auf die Bühne. In der Spielzeit 2023/24 konnte mit 252.300 Besuchern die höchste Zuschauerzahl der vergangenen 35 Jahre erreicht werden.

Projektstart

Schritt Eins:
Die Anforderung.

Das D‘haus betreibt mehrere Bühnen und Werkstätten an verschiedenen Standorten, in die zahlreiche Abteilungen wie technische Direktion, Requisite, Kostüm und Maske, Marketing und Buchhaltung eingebunden sind. Bislang setzte man eine Open-Source-ERP-Lösung ein, die zwar die wichtigen Kernprozesse abzubilden vermochte, die unterschiedlichen Unternehmensbereiche eines modernen Schauspielhauses aber nicht integrieren konnte. Die Abteilungen arbeiteten mit unverbundenen Insellösungen, die sich nicht untereinander verstanden. Viele Abläufe wurden manuell umgesetzt, eine Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen fehlte. Dies führte zu einer ineffizienten Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, zeitaufwendigen Verwaltungsaufgaben und einer erhöhten Fehleranfälligkeit. Aus diesem Grund suchte das D‘haus nach einer maßgeschneiderten Softwarelösung, die manuelle Prozesse digitalisiert und verschiedene Abteilungen vernetzt, um die Verwaltung zu optimieren, die Effizienz zu steigern, die Transparenz zu verbessern und Kosten einzusparen. Zudem musste sie perfekt mit der vorhandenen Fibu-Lösung von Diamant zusammenarbeiten.

Die Neue Schauspiel GmbH als Verwaltungsgesellschaft schrieb im Frühjahr 2024 die Suche nach einer Software öffentlich aus.

Umsetzung

Schritt Zwei:
Die Lösung

Die GEBRA-IT GmbH erhielt den Zuschlag für die Ausschreibung des D‘haus, da sie alle Anforderungen erfüllte. Insbesondere die Vorgabe, dass das Projekt kurzfristig starten musste und erste Konfigurationsergebnisse bereits bis zum 30.07.2024 vorliegen mussten, war für die GEBRA-IT aufgrund des Baukasten-Prinzips mit fertigem Basis-Template problemlos realisierbar. So wurde zwischen Mai und Juli 2024 die Einrichtung und Konfiguration der Softwarelösung in ihren Grundfunktionalitäten (Einkauf, Bestellungen, Genehmigungsprozesse, Wareneingang, Lagerverwaltung und Fakturierung) umgesetzt und auf die spezifischen Anforderungen des Schauspielhauses abgestimmt.

Seit August findet die fortlaufende Projektumsetzung mit zweiwöchigen Abstimmungstreffen zwischen den Projektleitern und den Abteilungsansprechpartnern statt. Der Go-Live-Termin und Projektabschluss ist für den 30. Juli 2025 avisiert.

Das D‘haus erhält eine maßgeschneiderte ERP-Lösung, die:

• Alle Abteilungen und Prozesse in einem zentralen System vereint, ohne ihre Flexibilität einzuschränken.

• Die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen erleichtert.

• Eine nahtlose Integration der Finanzbuchhaltung mit Diamant ermöglicht.

• Eine digitale Lagerverwaltung bietet, um den Materialbestand jederzeit abzurufen.

• Eine digitale Budgetverwaltung zur Auswertung aller Kosten bereitstellt.

Titelbild & Schwarz-Weiß Bild: Düsseldorfer Schauspielhaus, Architekt: Bernhard Pfau, Foto: ingenhoven architects / HGEsch