Success Story:
RAL FARBEN
Von Unzufriedenheit zu Erfolg – mit der GEBRA-Suite
Seit 100 Jahren steht das Deutsche Institut für Gütesicherung und Kennzeichnung e. V. (RAL) für Verlässlichkeit im Kennzeichnungswesen. Mit Gütezeichen, der Vergabe des Blauen Engels und über 2.500 Farbstandards prägt RAL ganze Branchen. Die Tochtergesellschaft RAL gGmbH vereint mit den Bereichen RAL FARBEN, RAL UMWELT und RAL LOGO LIZENZ ein breites Geschäftsfeld, das international anerkannt ist.
Überblick
Die Fakten und Herausforderungen.
- Integration des Magento-Webshops inklusive individueller Plugins und Set-Artikel
- Verwaltung von 20.000 Adressen und 8.000 Artikeln, davon über 4.000 Farbwerte
- Anbindung externer Lager mit Echtzeit-Bestandsmeldungen und Zollabwicklung
- Einführung der GEBRA-Suite nach drei Workshops zur Prozessaufnahme
- Stabile, bidirektionale Schnittstelle zwischen ERP und Magento
- Scanner-gestützte Lagerprozesse (Wareneingang, Kommissionierung, Inventur)
- Automatisierte Faktura sowie Workflows für Vorkasse- und Zollfreigaben
- Integration des Farbmesslabors in die ERP-Prozesse
- Reibungslose Abläufe ohne doppelte Dateneingaben
- Deutlich kürzere Durchlaufzeiten im Lager und in der Auftragsbearbeitung
- Sicheres internationales Geschäft dank automatisierter Zoll- und Steuerprozesse
- Entlastete Mitarbeitende und messbar höhere Prozessqualität
- Wachstum ist nicht länger Bremse, sondern Motor für weitere Digitalisierung
Projektstart
Schritt Eins:
Die Anforderung.
Der boomende Webshop, eigentlich Wachstumstreiber, brachte RAL an seine Grenzen. Zweistellige Umsatzzuwächse konnten nicht genutzt werden, weil das alte ERP-System den Anforderungen nicht mehr gewachsen war. Die Integration mit dem Magento-Shop scheiterte immer wieder, sodass Bestellungen und Kundendaten doppelt erfasst werden mussten.
Mit jedem Wachstumsschub stieg der Druck: Artikelstammdaten wurden unübersichtlich, Farbwerte ließen sich nicht sauber abbilden, Set-Artikel wie Farbkoffer mit Seriennummern überforderten das System. Auch die Anbindung externer Lager war mit hohem manuellem Aufwand verbunden, Echtzeit-Bestände waren nicht darstellbar. Internationale Anforderungen wie Zoll- und Steuerprozesse erschwerten die Abläufe zusätzlich.
„Wir hatten ein wachsendes Online-Geschäft, konnten den Erfolg aber nicht nutzen. Statt effizienter zu arbeiten, kämpften wir mit doppelten Dateneingaben, Altlasten und frustrierten Mitarbeitern“, erinnert sich Jens Bartels, Projektleiter von RAL.
Nach Jahren vergeblicher Modernisierungsversuche war klar: Nur ein kompletter Systemwechsel würde helfen. Gesucht wurde ein ERP, das Standardprozesse zuverlässig abdeckt und gleichzeitig die komplexen Anforderungen des E-Commerce bewältigt.
Umsetzung
Schritt Zwei:
Die Lösung
Mit GEBRA-IT begann im Januar 2024 ein neuer Abschnitt. Drei intensive Workshops legten den Grundstein für klare Strukturen und ein gemeinsames Verständnis. Die GEBRA-Suite konnte sämtliche Anforderungen von RAL abbilden: über 20.000 Adressen, 8.000 Artikel – darunter 4.000 Farbwerte – sowie komplexe Set-Artikel mit Seriennummern, externe Lager mit Echtzeit-Bestandsmeldungen und internationale Kundenanforderungen mit Zoll- und Steuerthemen.
Besonders entscheidend war die stabile, bidirektionale Verbindung zwischen ERP und Webshop: Bestellungen fließen automatisch ins System, Bestände werden synchronisiert, Kundendaten zuverlässig gepflegt. Selbst die individuelle Magento-Struktur mit speziellen Plugins wurde reibungslos integriert – ein Durchbruch nach Jahren gescheiterter Versuche.
Parallel dazu wurde die Lagerverwaltung modernisiert: Scanner-gestützte Prozesse beschleunigen Wareneingang, Kommissionierung und Inventur, Rechnungen laufen automatisiert, Aufgaben werden durch die Aktivitätenverwaltung zielgerichtet verteilt. Auch das Farbmesslabor konnte eingebunden werden – alle Prozesse greifen nun in einem System ineinander.
Abschluss
Schritt Drei:
Der Projekterfolg.
Für RAL bedeutete die Einführung der GEBRA-Suite mehr als nur ein Softwareprojekt – sie war die Grundlage für weiteres Wachstum. Der Webshop ist heute Motor effizienter Prozesse, Mitarbeitende arbeiten ohne frustrierende Doppelbelastungen und internationale Geschäfte lassen sich sicher abwickeln.
Mit der Automatisierung wurden Zeit und Freiräume geschaffen, neue Auswertungen geben wertvolle Einblicke in Märkte und Trends. RAL hat mit der GEBRA-Suite die Basis für weiteres Wachstum gelegt – und eindrucksvoll gezeigt, wie selbst komplexeste Anforderungen durch die richtige Lösung gemeistert werden können.
„Es ist, als hätten wir die Handbremse gelöst. Durch die bidirektionale Anbindung des Webshops an die GEBRA-Suite laufen viele Prozesse automatisiert ab. Das reduziert die Fehleranfälligkeit und erhöht die Effizienz in den Bereichen Vertrieb, Lager, Labor, Buchhaltung und Verwaltung. Die GEBRA-Suite macht aus unserem Wachstum endlich einen Vorteil statt einer Last.“
Jens Bartels, Projektleiter RAL
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