Success Story:
Gemeinnütziger Sport- & Bildungsverein AS-KA-DO e.V.

AS-KA-DO e. V. ist ein eingetragener und gemeinnütziger Sport- und Bildungsverein mit Sitz in Hückelhoven. Der Verein hat sich auf die koreanische Kampfkunst Tae-Kwon-Do spezialisiert und führt dessen physische und mentale Aspekte in einer umfassenden sportlichen Ausbildung zusammen. Seit 2011 bietet man unter der Leitung von Kaan Cevahir den Kampfsport Kickboxen an. Im Jahr 2021 kam die selbstkreierte Sportart Dance-Kwon-Do dazu, bei der Elemente des Taekwondo mit Elementen des Tanzes kombiniert und in Choreografien zusammengeführt werden.

Bei AS-KA-DO trainiert eine heterogene und kulturell diverse Gruppe – diese Vielfalt macht den Charme des Vereines aus. Daher beschränken sich die Aufgaben nicht bloß auf die Förderung des Kampfsportes, sondern umfassen zugleich gesellschaftspolitische Projekte mit integrativen und interkulturellen Bezügen. Der Verein hat heute 123 Mitglieder im Alter von 15 bis 68 Jahren, 47 davon sind weiblich.

Die Digitalisierung macht auch vor Vereinen nicht halt. Zwar gab es den Wunsch nach einer App für die Kinder und Jugendlichen des Vereins, über welche diese immer und überall aktiv am Vereinsleben teilhaben können, schon länger. Doch die Corona-Pandemie hatte die Idee noch einmal befeuert und angetrieben.

Der AS-KA-DO e.V. brauchte eine moderne Lösung in Form einer App, die alle Anforderungen des Vereinsmanagements abdecken kann. Insbesondere die komplette Mitgliederverwaltung inklusive Mitgliederanmeldung und Verwaltung der Beitragszahlungen sowie das Management der Trainings und sozialen Projekte in einer Lösung lag dem Verein am Herzen. Aber auch das Management der sozialen Projektinitiativen „Connect & Work – Verbindungen schaffen“, kurz „CoWo“, „Mentfor“, "Young Minds" sowie das Projekt „Schul-Bank“ sollte über die App abgewickelt werden können.

Dabei war wichtig, dass nicht nur die internen Organe des Vereins, sondern auch die Mitglieder selbst die App für verschiedene Einsatzzwecke nutzen können.

Im Rahmen eines Charity-Projekts entwickelte die GEBRA-IT für AS-KA-DO eine Multi-Device-App, die sowohl auf mobilen Endgeräten als auch auf Desktop-PCs und Notebooks nutzbar ist. Über die App verwaltet der Vorstand alle Mitglieder und kann so ein jederzeit aktuelles Mitgliederverzeichnis bereitstellen.

Auch die Verwaltung aller Finanzen wie Anmeldegebühren, Beitragszahlungen und Mahnungen sowie die Ablage von Rechnungen und sonstigen Belegen in einem digitalen Kassenbuch werden über die App abgewickelt. Pfiffig: Die Anmeldung neuer Mitglieder erfolgt automatisiert per Mail mit digitaler Unterschrift.

Daneben erleichtert die App das Management von Trainings und sozialen Projekten. Vorstand und Trainer können z. B. Trainingsgruppen organisieren und zusammenstellen und soziale Projekte erfassen und verwalten, inkl. Terminplanung und Teilnehmer. So sind Trainingsvideos als Ergänzung zu den Live-Kursen oder ein selbst entwickeltes Taekwondo-Vokabelbuch in Wort und Bild, mit dem sich Prüfungsteilnehmer auf die Gürtelprüfungen vorbereiten können, in der App enthalten. Im Projekt „Schul-Bank“ können die Dozenten im Anschluss an ihre Sprachkurse oder Hausaufgabenhilfen die Lernunterlagen in der App hinterlegen, die dann von den Mitgliedern jederzeit abrufbar sind.

Der Mitgliederbereich bietet ein geschütztes Dashboard für jedes Vereinsmitglied mit einem Überblick über Trainingszeiten, persönliche Trainingsbeteiligung sowie offene Beitragszahlungen.

Die neue Vereins-App bedeutet für AS-KA-DO den Schritt in die Digitalisierung. Mit Hilfe der App konnte der Verein den Verwaltungsaufwand minimieren und alle Subsysteme wie Excel oder Word und Papier überflüssig machen. Alle im Verein aktiven Personen haben einen – je nach Aufgabengebiet unterschiedlichen – Zugriff auf die Vereinsdaten wie Mitglieder, Zahlungen, Trainingszeiten, soziale Projekte etc. Viele Prozesse laufen seitdem automatisiert ab, beispielsweise die Mitgliederanmeldung, und entlasten damit den Vorstand.