Warum eine ERP-Software wie ein Maßanzug passen muss

Ein ERP-System wird oft als „zentrales Nervensystem eines Unternehmens“ bezeichnet, da es die Automatisierung, Integration und Intelligenz liefert, die für die effiziente Abwicklung aller täglichen Geschäftsvorgänge unerlässlich sind. Hier werden alle Kernprozesse verwaltet, die zur Führung eines Unternehmens notwendig sind: Finanzen, Personalwesen, Fertigung, Lieferkette, Services, Beschaffung und mehr.

Ein ERP-System besteht aus integrierten Modulen oder Geschäftsanwendungen, die miteinander kommunizieren und eine gemeinsame Datenbank nutzen.

Natürlich sind viele der Geschäftsprozesse immer sehr ähnlich. Beispielsweise laufen grundsätzlich immer die gleichen Prozesse ab, wenn eine Bestellung über den Online-Shop eingeht. Das ERP-System schaut nach, ob die bestellte Ware im Lager vorrätig ist und löst dann eine Kommissionierung aus. Der Packer / Lagerarbeiter bekommt einen Auftrag, sammelt die Artikel der Bestellung ein, verpackt alles, druckt Rechnung, Lieferschein und Versandetikett aus und übergibt das Paket dem Versandanbieter. Ist die Ware nicht vorrätig, wird eine Bestellung beim Lieferanten ausgelöst. Diese trifft Tage später im Wareneingang ein, wird im System verbucht und dann folgt der gleiche Prozess wie zuvor. Auch in den Bereichen HR, Finanzen und Fertigung existieren viele Standardprozesse.

Deshalb versuchen viele Hersteller von Standard-ERP-Lösung, alle relevanten Prozesse größtenteils standardisiert in einer Software abzubilden. Eine Individualisierung gibt es bei Standard-Systemen meist deshalb nur auf Branchen-Ebene. Um einen möglichst breiten Kundenstamm aufbauen zu können, werden dabei klar strukturierte, aber auch möglichst allgemeingültige und branchenerprobte Prozesse definiert.

Jedes Unternehmen ist so einzigartig wie ein Mensch

Das ist ein kompletter Trugschluss, wie die Praxis zeigt. Ein Unternehmen ist wie ein lebendiger Organismus. Zum Beispiel hat jeder Mensch (im Normalfall) ein Herz, zwei Nieren, eine Leber, einen Darm, zwei Augen, zwei Ohren, eine Nase usw. Der menschliche Körper ist im Grunde hochstandardisiert. Deshalb lernen Ärzte an Testobjekten und können ihr Wissen später auf jeden Patienten anwenden.

Wir alle wissen, dass JEDER Mensch dennoch einzigartig ist. Genauso einzigartig ist jedes Unternehmen. Uns ist klar, dass dieser Vergleich nicht zu 100 Prozent funktioniert, Sie werden aber verstehen, was wir sagen wollen. Unternehmen sind von den Prozessen her gleich, aber im Detail anders. Deshalb benötigen sie auch eine zu 100 Prozent auf die eigenen Prozesse zugeschnittene ERP-Lösung.

Standard-Software ist nie 100 Prozent passgenau

Standard-Software greift zur Individualisierung in der Regel auf Parametrisierung zurück, was die Systeme sehr komplex und schwierig zu bedienen macht. Muss der Standard-Weg verlassen werden, so muss die Entwicklung des Herstellers herangezogen werden, um den Standard-Prozess gemäß Kundenwunsch anzupassen.
Dabei konzipiert ein IT-Consultant gemeinsam mit dem Kunden den Prozess und beschreibt die Abweichungen. Dieses Konzept wird dann fernab des Projekts in der Entwicklungsabteilung umgesetzt, oftmals nicht mit dem gewünschten Ergebnis. Es handelt sich dabei um einen immens zeitaufwendigen Prozess. Neben hohen Kostenaufwendungen führt diese Abweichung vom Standardsystem zu Gefahren bei Upgrades und Updates. Ebenfalls macht es dies den Consultants – je mehr Sonderprogrammierung vorhanden ist – schwer, das System mit allen „Sonderwegen“ zu beherrschen.

Die Folge: Eine lange Ausbildung von Consultants wird notwendig, bis diese einsatzbereit sind, was zu hohen Kosten wegen sehr speziellem „Expertenwissen“ führt.

Besser: von Anfang an die ERP-Lösung maßschneidern

Es wäre doch viel einfacher, sinnvoller und kostengünstiger, wenn man von Anfang an die ERP-Lösung genau auf die Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens maßschneidert. Dies gelingt jedoch nur, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind.

  1. Es existiert eine Basis-Software, die zwar standardisierte Prozessbausteine bereithält, die dann stets individuell für das einzelne Unternehmen zusammengesteckt wird. Eine solche Basis-Software ist beispielsweise die Low-Code Application Plattform „brixxbox“.
  2. Die Software muss die IT-Consultants, die die Prozesse des Unternehmens bis ins letzte Detail kennen, selbst in die Lage versetzen, die ERP-Lösung mit Hilfe der Prozessbausteine zusammenzubauen. Hier kommt der Low-Code-Ansatz ins Spiel.

Maßschneidern wie eine Schneiderin

Greifen wir hierfür noch einmal auf das Bild des Menschen zurück. Eine beliebige Person ist 1,88 groß, sportlich und sehr muskulös, hat einen langen Oberkörper und eher kurze Beine. Bitte versuchen Sie sich nicht, diese Person lebend vorzustellen 😊.

Die Person benötigt einen neuen Anzug und geht in ein normales Herrenbekleidungsgeschäft. Es wird schwer für sie, einen wirklich passenden und perfekt sitzenden Anzug zu finden. Die Jacke ist zu kurz, die Ärmel an den Schultern zu eng, die Hosenbeine zu lang. Der Verkäufer bietet an, den Anzug nachträglich in eine Näherei zu geben und anzupassen.

Jetzt stellen wir uns vor, die Person geht stattdessen in ein Schneiderfachgeschäft. Der gesamte Körper wird dort genaustens vermessen – heute übrigens voll digital – und die Schneiderin bespricht mit der Person verschiedene Möglichkeiten und Optionen für den Anzug: zwei, drei oder vier Knöpfe, Hose mit oder ohne Umschlag, usw. Am Ende wird der Anzug der Person „auf den Leib geschneidert“. Er passt zu 100 Prozent.

Genauso funktioniert dies bei einer maßgeschneiderten ERP-Entwicklung, z. B. mit Hilfe der GEBRA-Suit. Anmerkung: Die Software heißt Suit aufgrund der Vergleichbarkeit mit einem Maßanzug

GEBRA-Suit ist der Werkzeugkasten der Schneiderin

Die GEBRA-Suit erfüllt beide eingangs genannten Bedingungen.

  1. Das zugrunde liegende System ist die vollständig cloudbasierte Low-Code-Plattform brixxbox. Auf dieser Basis wurde GEBRA-Suit ein ganzer Baukasten an fertig programmierten Prozessen für alle Unternehmens- und Businessbereiche abgebildet. Diese Bausteine können Sie mit den Standard-Bausteinen eines dänischen Spielzeugherstellers aus Billund vergleichen. Da gibt es rote, blaue, gelbe und weiße Steine, lange und kurze, Standardbausteine und Spezialbausteine. Die Prozesse sind fix und fertig und müssen nicht mehr angepasst und angepackt werden. Die GEBRA-Suit ist der Werkzeugkasten der Schneiderin.
  2. Um eine ERP-Lösung zu erstellen, werden die Bausteine über eine grafische Oberfläche (GUI) mit Hilfe von Pull-Down-Menüs und per „Drag-and-drop“ aus dem Baukasten herausgefischt und zu individuellen Anwendungen grafisch sichtbar zusammengesetzt. Wir sprechen hier von einer „Konfiguration“. Für diese Art der Konfiguration ist kein Programmierer notwendig, jedoch ein IT-Consultant. Dies sind Kundenberater, die ihren Kunden und dessen Prozesse aus dem Effeff kennen. In der Regel werden gemeinsam mit Ansprechpartnern des Kunden die Prozesse analysiert, die Anforderungen an die ERP-Lösung definiert und schließlich die Lösung zusammengebaut – und zwar genau nach den Anforderungen dieses einen Unternehmens. Denken Sie bitte nochmals an die Schneiderin und ihren Kunden. Sie vermisst den Kunden, schlägt ihm Optionen vor, steckt mit Nadeln ab, zeichnet Schnittkanten mit Kreide ein und näht ihm seinen Anzug

Schneiderin = IT-Consultant = Citizen Developer

Bei dieser Art der Software-Entwicklung verwendet man häufig den Begriff des „Citizen Developers“. Wikipedia definiert den Begriff wie folgt: „Ein Citizen Developer ist ein Endbenutzer, der neue Anwendungen, Programme oder Systeme erstellt, indem er Entwicklungsumgebungen verwendet, die ihm von der Unternehmens-IT zur Verfügung gestellt werden. Doch allgemein betrachtet ist ein Citizen Developer kein professioneller Programmierer, sondern ein Nutzer, der ausreichend technisches Verständnis besitzt, um die an ihn gestellten Anforderungen zu erfüllen.“

Ein Citizen Developer ist kein ausgebildeter, professioneller Anwendungsentwickler. Neben einer grundlegenden IT-Affinität ist ein gesundes Maß an Prozessverständnis die einzig zwingende Fähigkeit bzw. Bereitschaft, die vorhanden sein muss, um Applikationen zu entwickeln.

Flexibel, skalierbar und zukunftsfähig

Ein ERP-System, das auf das Unternehmen zugeschnitten wurde, wird nie veralten. Zum einen, weil die Prozesse mit wenigen Klicks jederzeit anpassbar sind und ergänzt werden können. Durch eine Versionierung sind auch Änderungen wieder rückgängig zu machen. Zum anderen setzt die GEBRA-Suit auf modernste, zukunftsorientierte Technologien wie das ASP.NET-Core-Framework sowie SQL-Datenbanken und Cloud-Computing von Microsoft auf.

Wir hoffen, dass Sie nun verstanden haben, weshalb Ihr nächstes ERP-System ein Maßanzug sein muss.